6 Schritte, um den Onboarding-Prozess für deine Agenturkunden zu optimieren

Du hast also mehrere Gespräche, Pitching-Runden und Diskussionen hinter dir. Schließlich hat der Kunde, mit dem du gesprochen hast, der Zusammenarbeit mit dir zugestimmt.

 

Hurra! 

 

Jetzt liegt es an deiner Agentur für digitales Marketing das zu liefern, was ihr in euren Angeboten beschrieben habt, während ihr euch auf die Zusammenarbeit vorbereitet.

 

Hier kommt ein solider Kundeneinführungsprozess ins Spiel, der dir hilft, alle Informationen zu erhalten, die du für eine erfolgreiche Zusammenarbeit brauchst. Im Folgenden findest du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die dir hilft, einen neuen Kunden aufzunehmen und eine starke Kunden-Agentur-Beziehung aufzubauen.

 

• Was ist Client Onboarding?
• Warum dein Kundeneinführungsprozess wichtig ist 
• 6 Schritte für einen gewinnbringenden Kundeneinführungsprozess
• Wie man einen Kundenbericht erstellt und teilt Dashboard mit DashThis
• Automatisiere die Kundenberichte deiner Marketingagentur mit DashThis

 

DashThis erklärt: Was ist Client Onboarding?

Das Onboarding beginnt in der Regel, nachdem der Kunde eine Arbeitsbeziehung mit der Agentur bestätigt hat. 

 

Diese Aktionen können Folgendes beinhalten: 

• Das Geschäft deines Kunden kennenlernen und herausfinden, wie wir effektiv zusammenarbeiten können
• Festlegen eines Arbeitsumfangs und Vereinbaren von Zahlungsmeilensteinen
• Einen Zeitplan für die Kommunikation aufstellen 
• Vereinbarung eines Ansprechpartners und Weitergabe der Kontaktinformationen des Kundenbetreuers
• Festlegung von KPIs für deine Berichterstattung Dashboard
• Freigabe von Zugriffsrechten auf die Plattformen deines Kunden und die Tools deiner Agentur 

 

Das sind kleine Details, aber sie sind wichtig. 

 

Hast du schon einmal Zugriff auf die Analysen deines Kunden benötigt, während er im Urlaub war? Oder dachte dein Kunde, er bekäme wöchentliche Berichte, aber bei eurem letzten Gespräch habt ihr euch auf eine monatliche Aktualisierung geeinigt?

 

Ein detaillierter Kundeneinführungsprozess minimiert frustrierende Situationen wie diese.

 

Wenn du diese Details in einem gemeinsamen Dokument besprichst und zusammenträgst, bleiben deine Projekte im Zeitplan und die Aufnahme des Kunden wird erleichtert. So werden Missverständnisse vermieden und die Grundlage dafür geschaffen, dass sich dein Team und dein Kunde auf das Erreichen von Ergebnissen konzentrieren können.

 

Warum dein Kundeneinführungsprozess wichtig ist 

Es ist aufregend, aber auch nervenaufreibend, mit einem neuen Kunden zusammenzuarbeiten. 

 

"Werden sie halten, was sie versprochen haben?"

 

"Habe ich die richtige Entscheidung für sie getroffen?" 

 

Betrachte deinen Onboarding-Prozess als deine persönliche Willkommenszeremonie. Es ist der erste Eindruck deines neuen Kunden davon, wie du arbeitest und wie deine Teammitglieder mit deinem Kunden zusammenarbeiten werden, wenn ihr gemeinsam an Marketingkampagnen.

 

Wenn du es gut machst, verbesserst du die Kundenzufriedenheit und beginnst eine langfristige Beziehung zu deinen Kunden auf dem richtigen Fuß.

 

Du weißt nicht, wie du den roten Teppich für deinen Kunden während des Einführungsprozesses ausrollen kannst? 

 

Lies weiter. Hier bist du richtig.

 

6 Schritte für einen gewinnbringenden Kundeneinführungsprozess

Jetzt, wo wir wissen, warum das Onboarding von Kunden wichtig ist, wollen wir lernen, wie du ein hervorragendes Onboarding-Erlebnis für deine neuen Kunden schaffst. 

 

Wir haben auch erfahrene Agentur- und Geschäftsinhaber/innen gebeten, uns Tipps für ihren Onboarding-Prozess zu geben. Wenn du auf der Suche nach praktischen Tipps bist, um deinen Kundeneinführungsprozess zu verbessern, dann folge dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung. 

 

Schritt 1: Lerne deinen Kunden in einem ersten Beratungsgespräch kennen

Das Erstgespräch ist wichtig, um die Geschäftsziele, Herausforderungen und Vorlieben deines Kunden zu verstehen. In diesem offenen Gespräch geht es darum, zu verstehen, was dein potenzieller Kunde sucht, und ihm zu zeigen, wie du arbeitest. 

 

Dieses Gespräch findet in der Regel während des Verkaufsprozesses oder bei der Aufnahme des Kunden statt. Du kannst diese Informationen auch in deinem Kundenaufnahmeformular erfassen.

 

Für Afton Brazzoni von der Content-Marketing-Agentur Scribe Nationalbeginnt ihre erste Beratung damit, die Ziele des Kunden zu verstehen und Fragen zu stellen wie:

• Wie sieht ihre aktuelle Content-Marketing-Strategie aus? 
• Was funktioniert gut und was funktioniert nicht so gut? 
• Welche Auswirkungen haben diese Probleme? 
• Was würde die Lösung dieser Probleme für ihr Team bedeuten?

 

Victor André Enselmann von Modeva sieht diese Erstberatung als eine wertvolle Möglichkeit, potenziellen Kunden sein Fachwissen zu zeigen.

 

Wenn ein potenzieller Kunde zu uns kommt und uns nach einer möglichen Partnerschaft fragt, schicken wir ihm ein Video mit einem Vorschlag, wie eine Partnerschaft aussehen könnte und worauf wir uns in Sachen Marketing besonders konzentrieren würden.

 

Für ihn ist die Erstellung von maßgeschneiderten Videos ein Zeichen für Transparenz und Vertrauen, was zu einer engagierten Kundenbeziehung führt.

 

Schritt 2: Erstelle einen Arbeitsumfang

Dieser Schritt skizziert deinen Aktionsplan, nachdem du die Bedürfnisse deiner potenziellen Kunden verstanden hast.

 

Aber wie setzt du die Erwartungen deiner Kunden in deinem Arbeitsbereich richtig um?

 

Bei der Boutique-Marketingfirma middllegt Alistair Gillespie in seinem Arbeitsplan die zu erbringenden Leistungen, Zeitpläne und Leistungskennzahlen fest, um die Erwartungen seiner Kunden zu erfüllen.

 

Er erzählt: "Ein Arbeitsumfang hilft dabei, realistische Erwartungen festzulegen, und bietet einen klaren Fahrplan für beide Parteien. Der Wert liegt darin, dass der Umfang nicht zu groß wird und dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen. Der Erfolg wird daran gemessen, dass das Projekt reibungslos und mit möglichst wenig Missverständnissen durchgeführt wird."

 

Alistairs wichtigster Tipp für die Erstellung eines soliden Arbeitsumfangs? Achte auf die Details. Er sagt: "Übertreibe es mit der Kommunikation und dokumentiere alles in deinem Arbeitsbereich, damit alle vom ersten Tag an auf derselben Seite stehen."

 

Schritt 3: Nutze einen Onboarding-Fragebogen, um mehr über das Geschäft deines Kunden zu erfahren 

Zu diesem Zeitpunkt hat sich dein Kunde für deine Dienste entschieden und den von dir vorgeschlagenen Umfang der Arbeit genehmigt. 

 

Das ist ein großartiger Fortschritt! 

 

Jetzt ist es an der Zeit, die Informationen zu sammeln, die du im Vorfeld brauchst.

 

Die meisten Agenturen schwören auf einen Onboarding-Fragebogen, der ihnen hilft, alle Lücken in den Kundeninformationen zu füllen.

 

Zum Beispiel hat Mike Kennedy von Esolvent Marketing geht in seinem Onboarding-Fragebogen genauer auf die Geschäfts- und Kundenziele ein. Einige seiner bevorzugten Fragen sind:

 

• Wer sind deine wichtigsten Konkurrenten? 
• Was sind deine Geschäftsziele für das nächste Quartal oder Jahr? 
• Wie sieht der Verkaufsprozess aus, wenn es sich um eine Lead-Generierungskampagne handelt?
• Wie viele SQLs pro Woche oder pro Monat brauchen sie, um profitabel zu sein? 
• Was ist ihr ROAS-Ziel (Return on Ad Spend)?

 

Noch wichtiger ist, dass du diesen Prozess nicht überstürzt. Nach Afton Brazzonis Erfahrung, "ist das Onboarding des Kunden ausschlaggebend für die gesamte Zusammenarbeit."

 

Afton erzählt uns mehr darüber: 

 

"Manchmal wollen die Kunden das "Onboarding" hinter sich bringen, damit wir uns an die Arbeit machen können. Aber die Sache ist die: Die Arbeit wird darunter leiden, wenn das Onboarding überstürzt wird. Die Liebe zum Detail ist in der Agenturarbeit entscheidend, also nimm dir die Zeit für eine sorgfältige Einarbeitung. Nimm dir die Zeit, deine Kunden kennenzulernen. Bei Scribe National beinhaltet unser Onboarding-Prozess ein tiefes Eintauchen in die Marke unseres Kunden, ein Projekt-Kickoff-Call mit ihm und Interviews mit den Stakeholdern, damit wir die Sprache verstehen, die die Leute tatsächlich benutzen, um über ihre Marke zu sprechen, und nicht den erfundenen Marketing-Jargon, der von ChatGPT generiert wurde."

 

Schritt 4: Zugang zu Kundenkonten und Agentur-Tools freigeben 

Ein weiterer Aspekt der Kundenanwerbung ist der Zugang zu den Materialien und Plattformen deines Kunden. 

 

Dieser Schritt kann mühsam sein. Aber er hilft, Störungen im Arbeitsablauf zu vermeiden, wie Slavko Kovacevic von Health Link SEO erzählt:

 

"Früher mussten wir erhebliche Projektverzögerungen hinnehmen, weil wir uns nicht frühzeitig Zugang zu wichtigen Tools verschafft haben. Jetzt beantragen wir den Zugang während des Kickoff-Meetings und kümmern uns umgehend darum. Eine sichere und organisierte Methode für die Freigabe von Zugangsdaten, wie z. B. ein Passwortmanager, kann diesen Prozess ebenfalls vereinfachen."

 

Beginne damit, eine Liste aller Tools zu erstellen, auf die du in deiner Checkliste für das Kunden-Onboarding Zugriff haben musst. Diese könnte so aussehen:

• Projektmanagement-Tools wie Trello, Basecamp, Asana, oder Monday
• Dokumentenmanagementsysteme wie Google Drive oder Microsoft SharePoint. 
• Marketing-Tools wie Google Ads, CMS-Logins, Google Analytics
• Zugang zum Kundenbeziehungsmanagement-System (CRM)
• Soziale Medienkonten 
• Kommunikationskanäle wie Slack oder Microsoft Teams 

 

Sobald du die Liste hast, forderst du den Zugang zu diesen Tools an. Das kannst du entweder in deinem Fragebogen tun oder später im Rahmen des Kundeneinführungsprozesses. Überprüfe deine Dateiberechtigungen, um sicherzustellen, dass deine Kunden (und dein Team!) Zugang zu allem haben, was sie brauchen.

 

Solltest du nun die Werkzeuge deines Kunden nutzen oder sie zu deinen einladen? 

 

Das hängt von den Vorlieben deines Kunden ab und davon, wie deine Agentur am liebsten mit ihren Kunden arbeitet. Zum Beispiel: Carla Ellerby von Composed Communication passt sich an die bevorzugten Werkzeuge ihrer Kunden an. Sie sagt:

 

"Da meine Kunden viel zu tun haben und oft in verschiedenen Zeitzonen arbeiten, versuche ich immer, mich an ihre bevorzugten Tools zur Zusammenarbeit anzupassen. Manche Kunden bevorzugen Slack, um schnell Nachrichten auszutauschen, während andere sich für regelmäßige Teams-Check-ins oder E-Mails entscheiden. Normalerweise richte ich einen SharePoint-Ordner ein, um Dokumente zu teilen, damit alles zugänglich und organisiert ist."

 

Im Vergleich: Afton Brazzoni von Scribe National lieber ihre eigene Projektmanagementsoftware.

 

Sie erzählt: "Ich versuche es zu vermeiden, die Systeme der Kunden zu benutzen und verwalte stattdessen alles in dem System, das unsere Firma benutzt, Basecamp. Denn ich möchte nicht, dass meine Autorinnen und Autoren lernen müssen, mit verschiedenen Systemen zu arbeiten. In Basecamp zu bleiben, verringert die Fehleranfälligkeit, verhindert, dass Informationen verloren gehen, und sorgt letztlich für ein besseres Erlebnis und Ergebnis für den Kunden."

 

Kommuniziere mit deinen Kunden und finde heraus, wie sie am liebsten zusammenarbeiten. Passe dich dann an ihre Bedürfnisse an.

 

Schritt 5: Führt ein Projekt-Kickoff-Meeting durch

Jetzt, wo du alle Details kennst, kannst du mit der Zusammenarbeit beginnen. 

 

Das Team deiner Agentur und die Stakeholder des Kunden treffen sich in der Regel entweder persönlich oder virtuell zu einem Kickoff-Meeting, um die Zusammenarbeit offiziell zu beginnen. In dieser Sitzung stellst du den Arbeitsumfang vor, teilst die Verantwortlichkeiten zu und legst einen Zeitplan für die wichtigsten Meilensteine des Projekts fest. 

 

Hier ist, was Ben Vaughan von der Brewster Consulting Group während des Kickoff-Meetings macht:

 

Es ist wichtig, dass wir im Kickoff-Meeting den Standard und klare Erwartungen in Bezug auf Geschwindigkeit, Liefermethode, Kommunikationsmethode, Sitzungsrhythmus und -medium sowie andere Aspekte des Engagements festlegen. Außerdem stellen wir sicher, dass wir die ersten Schritte ganz klar festlegen, damit wir sofort loslegen können. Wir schreiben zum Beispiel: "Ben wird (Kunde) zum Kundenportal hinzufügen" oder "Ben wird einen Slack-Kanal für die Kommunikation einrichten" und setzen bestimmte Fristen für die Durchführung dieser Maßnahmen.

 

"Eine klare Tagesordnung für das Kickoff-Meeting ist ebenfalls wichtig", sagt Ben. sagt Ben. Er hat die Erfahrung gemacht, dass unklare Tagesordnungen "dazu geführt, dass das Kickoff-Meeting und die ersten Gespräche sich auf die Einzelheiten der zu erbringenden Leistungen konzentrieren, anstatt auf die administrativen und kritischen Aspekte des Onboarding-Prozesses."

 

Andere Agenturinhaber wie Victor André Enselmann schwören auf Videos als effizientere Methode, um Informationen mit Kunden zu teilen. 

 

"Wir senden ein ausführlicheres Video, in dem wir unsere Marketingstrategie erklären, was wir in den ersten Monaten tun werden und auf welche KPIs wir uns konzentrieren werden. Wir brauchen nur selten ein physisches Kick-off-Meeting, weil das Video die meisten Fragen beantwortet. Auf diese Weise sparen wir Zeit, da wir das Video machen können, wann immer wir Zeit haben, und der Kunde kann immer wieder auf das Video zurückgreifen, um zu sehen, worauf wir uns geeinigt haben und was unser Schwerpunkt ist."

 

Melanie Balke, Inhaberin von The Email Marketersempfiehlt, sich bestimmte Tage für Kickoff-Meetings zu nehmen. Wir konnten unsere Agentur vergrößern und mit 8-stelligen E-Commerce-Marken zusammenarbeiten, indem wir die Verfügbarkeit einschränkten und eine 4-Tage-Woche einführten. Wenn ein Kunde unendlich viele Termine für Kickoff-Meetings sieht, wird er wahrscheinlich einen wählen, der den Arbeitsablauf deines Teams stört. Wenn du bestimmte Tage für Kickoffs festlegst, kannst du sie rationalisieren und effizienter durchführen.

 

Schritt 6: Richte ein Berichtswesen ein Dashboard zur Überwachung der Kampagnenleistung 

Überlege dir schließlich, wie du deinem Kunden die Ergebnisse mitteilen willst. 

 

Berichte sind ein wichtiges Instrument, um deinen Kunden den Wert deiner Arbeit zu zeigen. Außerdem hilft es deinem Team zu verstehen, was bei deinen Bemühungen funktioniert und was nicht.

 

Automatisierte Reporting-Tools wie DashThis helfen hier, Zeit zu sparen.

 

Du könntest zum Beispiel einen Kunden Dashboard zur Verwaltung deiner Kampagnenergebnisse damit dein Kunde sie jederzeit einsehen kann. Dein Kunde kann deine Kampagnenziele und -fortschritte leicht nachverfolgen, und du kannst Erkenntnisse und Empfehlungen über einen einzigen Link teilen.

 

Hol dir diese Vorlage für einen digitalen Marketingbericht mit deinen eigenen Daten!

 

Wenn deine Agentur den Berichtsprozess verwaltet, solltest du während der Einarbeitung festlegen, wie oft du Berichte an deine Kunden schickst und was in diesen Berichten enthalten ist. Zum Beispiel hat Mimi Nguyen von Cafely erzählt: "Wir machen es uns zur Gewohnheit, mindestens einmal im Monat ein großes Gruppentreffen abzuhalten, um über große Updates zu berichten. Aber für kleinere Updates und erreichte Tagesziele reicht ein Bericht am Ende des Tages."

 

Wie man einen Kundenbericht erstellt und teilt Dashboard mit DashThis

Manuelle Berichte sind mühsam. 

 

Das Formatieren von Diagrammen, das Anzeigen von Daten oder das Exportieren von Daten aus deinem Marketing Tech Stack kostet Zeit. Und wenn du denkst, dass du zu viel Zeit mit datenbezogenen Aufgaben verbringst, bist du nicht allein. 

 

Forschung von Funnel ergab, dass Marketer 63% ihrer datenbezogenen Zeit mit Aufgaben verbringen, die teilweise oder vollständig automatisiert werden können. Zu diesen Aufgaben gehören das Sammeln von Daten, die Analyse von Daten, die Datenbereinigung und die Datenpräsentation.

 

Warum nicht all diese Zeit sparen? DashThis macht es dir leicht, die Ergebnisse deines digitalen Marketings zu teilen und die Fortschritte mit deinen Kunden zu besprechen.

 

So funktioniert es. 

1. Klicke auf +Neu Dashboard
2. Wähle eine Berichtsvorlage
3. Benenne sie und klicke auf Weiter

 

Mit ein paar Klicks erhältst du die Kennzahlen, die für deine Kunden am wichtigsten sind, in einem schönen Bericht. Diese dashboards helfen dir, deine Ergebnisse zu kommunizieren - egal ob du bezahlte Werbekampagnen oder ein 6-monatiges SEO-Projekt durchführst. 

 

Schritt 1: Verbinde deine Datenquellen 

Mit DashThis ist es auch ganz einfach, Daten aus verschiedenen digitalen Marketing-Tools in einer einzigen Plattform zu kombinieren. Wähle aus über 34 nativen Integrationen mit den wichtigsten digitalen Marketing-Tools, wie Ahrefs, Google Ads, Google Search Console und GA4.

 

Fügen Sie die ausgewählten Datenquellen über die du berichten willst, mit der Schaltfläche Verbinden.

 

 

Sobald DashThis die Erlaubnis hat, auf deine Daten zuzugreifen, importiert es die neuesten Daten aus den von dir ausgewählten Marketing-Tools.

 

Schritt 2: Wähle die Metriken aus, die du in deinem Bericht darstellen willst

Sobald du deine Daten importiert hast, wählst du die KPIs aus, die in deinem Bericht angezeigt werden sollen. Diese sollten mit den Zielen deines Kunden übereinstimmen. 

 

Nehmen wir an, du bist eine SEO-Agentur und das Ziel deines Kunden ist es, den organischen Website-Traffic und die Konversionsraten in der organischen Suche zu steigern. 

 

Wenn du deinen SEO-Berichterstellst, stelle sicher, dass du diese Kennzahlen aufführst, damit deine Kunden sehen können, wie du ihnen hilfst. Du kannst deinen Bericht sogar so anpassen, dass diese Kennzahlen im Vordergrund stehen.

 

Hol dir diese SEO-Berichtsvorlage mit deinen eigenen Daten!

 

Profi-Tipp: Verwende ein Kommentarfeld-Widget, um die Datenanalyse und Empfehlungen einfügen, ohne deinen Bericht zu überfrachten! So geht's.

 

 

1. Klick Statisches Widget
2. Wähle Kommentare
3. Füge deine Insights hinzu

 

Schritt 3: Automatische Berichterstattung einrichten 

Schließlich solltest du automatische Berichte und Benachrichtigungen einrichten, um den Kunden über den Fortschritt deiner Kampagne auf dem Laufenden zu halten. Um auf das Beispiel der SEO-Kampagne zurückzukommen: Angenommen, dein Kunde hat dich gebeten, jede Woche einen Bericht zu schicken. 

 

Du kannst in DashThis eine automatische Berichtsplanung einrichten. Klicke auf . Freigabeoptionen > Teilen per E-Mail > Häufigkeit um einen Berichtszeitplan festzulegen.

 

 

So hast du mehr Zeit, dich auf die Datenanalyse, die Erstellung von Kundenempfehlungen und die Umsetzung von Kampagnenergebnissen zu konzentrieren - also auf das, wofür deine Kunden mit dir arbeiten.  

 

Automatisiere die Kundenberichte deiner Marketingagentur mit DashThis

Beim Onboarding sammelst du Informationen und stellst die richtigen Erwartungen an deine neuen Kunden. Wenn du das gut machst, verbesserst du die Kundenzufriedenheit und baust eine erfolgreiche langfristige Beziehung zu deinen Kunden auf.

 

Verwende diese Schritte, um eine Vorlage für die Kundenansprache deiner neuen Kunden zu erstellen. So stellst du sicher, dass alle deine Kunden einen guten ersten Eindruck haben.

 

Berichte sind wichtig für den Aufbau von Kundenbeziehungen, aber das braucht Zeit.

 

Wenn du genauso viel Zeit damit verbringst, Berichte zu erstellen, wie du Strategien planst und Kampagnen durchführst, ist es an der Zeit, durch Automatisierung Zeit zu sparen. Dann ist DashThis genau das Richtige für dich!