Der Leitfaden für Anfänger zur Rationalisierung der Abläufe in deiner Marketingagentur

Investitionen in interne Agenturabläufe sind vielleicht nicht so glamourös wie Investitionen in neue Technologien oder Marketingkampagnen. Diese oft übersehenen Elemente sind jedoch das Fundament deiner Agentur und unterstützen ihr Wachstum und ihre Rentabilität, während du wächst.

 

Wenn du mit den Abläufen in deiner Agentur unzufrieden bist, bist du nicht allein. Eine Umfrage von Teamwork.com unter 512 Agenturleitern hat mehrere branchenweite Herausforderungen aufgedeckt. So gaben nur 36% der Agenturinhaber/innen an, dass sie mit den Abläufen in ihrer Agentur zufrieden sind.

 

Bei so vielen Aspekten der Agenturprozesse wie Projektmanagement, Finanzen, Personalwesen und Kundenbetreuung ist es schwierig, Prioritäten zu setzen und Ressourcen zu verteilen. Dieser Leitfaden bietet einen Ausgangspunkt für die Überprüfung deiner Agenturprozesse. Wir untersuchen vier Schlüsselbereiche der Arbeit einer Marketingagentur: Teamstruktur, Projektmanagement, Kundenkommunikation und die Frage, wo automatisierte Berichte helfen können, den Agenturalltag zu verbessern.

 

In diesem Artikel:

• Überprüfe die Struktur deines Agenturteams auf Klarheit
• Rationalisierung der Kundenmanagementprozesse
• Verfeinerte interne Arbeitsabläufe einrichten
• Projektmanagement-Prozesse
• Wie automatisierte Berichte das Agenturmanagement optimieren können
• Wie du am besten automatisierte Berichte einführst, um die Arbeitsabläufe in deiner Agentur zu optimieren

 

Überprüfe die Struktur deines Agenturteams auf Klarheit

 

Die Teamstruktur deiner Agentur bezieht sich darauf, wie du die Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb deiner Agentur definierst. Eine gut definierte Teamstruktur beschleunigt die Entscheidungsfindung und verbessert das Ressourcenmanagement, indem sie Unklarheiten unter den Teammitgliedern reduziert.

 

Wo solltest du anfangen? Schau dir deine Organisationshierarchie und die Erwartungen an jede Rolle an.

Eine klare Organisationshierarchie und Teamstruktur einrichten

 

Die Organisationshierarchie legt fest, wer wem unterstellt ist und was die einzelnen Personen tun. Im Idealfall sollte deine Hierarchie eine klare Befehlskette festlegen, in der jedes Teammitglied weiß, an wen es sich bei Fragen wenden kann und wer welche Aufgaben übernimmt.

 

Hier ist ein kurzer Überblick über die verschiedenen Organisationshierarchien, die von digitalen Marketingagenturen und Kreativagenturen verwendet werden.

• Pyramide: Diese traditionelle Top-Down-Struktur zeichnet sich durch klar definierte Rollen und Zuständigkeiten aus, wobei eine genau definierte Befehlskette für Klarheit über die Verantwortlichkeiten sorgt.
• Pod-Struktur: Bei der Pod-Struktur werden die Teammitglieder in kleinere Gruppen unterteilt, die auch als Pods oder Squads bezeichnet werden. Das Unternehmen weist diese Gruppen dann bestimmten Projekten oder Kunden zu. Jede Gruppe ist selbstständig und arbeitet unabhängig, um die Anforderungen des Kunden oder des Projekts zu erfüllen.
• Flach: Flache Organisationen haben eine minimale Hierarchie, die es den Teams ermöglicht, schnell und unabhängig Entscheidungen zu treffen.
• Funktional: Das Team organisiert seine Mitglieder nach ihren spezifischen Aufgaben, wie z.B. Digital Marketing Operations, Analysten oder Content-Teams.

 

Was funktioniert am besten für deine Agentur? Denke an deine Mitarbeiterzahl, die Kunden, die du betreust, und deine Geschäftsziele. Für kleinere Agenturen, in denen Teammitglieder mehrere Rollen übernehmen, ist eine flache Struktur vielleicht die beste Wahl, während eine Pod-Struktur für größere Agenturen mit komplexen Branchen oder Projekttypen besser geeignet ist.

Stelle sicher, dass die Stellenbeschreibungen auf die Arbeit deiner Mitarbeiter zutreffen

 

Überprüfe nicht nur die Organisationsstruktur, sondern auch, ob deine Stellenbeschreibungen noch mit der tatsächlichen Arbeit deiner Teammitglieder übereinstimmen. Stellenbeschreibungen sind nicht nur dazu da, die richtigen Bewerber/innen zu rekrutieren. Sie legen auch die Erwartungen an deine Teammitglieder fest und helfen dabei, sie mit den richtigen Projekten und Aufgaben zu beschäftigen.

 

Das ist besonders wichtig, wenn du Teammitglieder hast, die von zu Hause aus arbeiten oder eine Mischform haben. Ein Gallup-Bericht ergab, dass der Prozentsatz der Fernarbeitskräfte in den USA, die ihre Arbeitserwartungen verstehen, von 60 % im Jahr 2020 auf 47 % im Jahr 2023 gesunken ist. Auch bei hybriden Arbeitskräften ging die Klarheit über den Arbeitsplatz im gleichen Zeitraum von 55 % auf 41 % zurück.

 

Unklare Erwartungen an die Arbeit können die Produktivität und die Arbeitszufriedenheit der Beschäftigten senken. Wenn du eine höhere Fluktuationsrate, Schwierigkeiten beim Erreichen von Projektmeilensteinen oder unmotivierte Arbeitnehmer/innen feststellst, lohnt es sich, die Stellenbeschreibungen zu überarbeiten und klare Erwartungen zu formulieren. Einige Fragen, die du dir zu Beginn stellen solltest, sind:

• Stimmen die aktuellen Stellenbeschreibungen mit den sich entwickelnden Aufgaben in deiner Agentur überein?
• Stimmen diese Stellenbeschreibungen mit deinen aktuellen Unternehmenszielen überein?
• Beschreiben die Stellenbeschreibungen die Erwartungen und die logischen Ergebnisse für jede Rolle?

 

Bitte deine Teamleiter/innen, Kundenbetreuer/innen und die einzelnen Teammitglieder in deiner Agentur um Feedback, wenn du die Effektivität deiner aktuellen Stellenbeschreibungen bewertest.

Rationalisierung der Kundenmanagementprozesse

 

Eine gute Kundenkommunikation ermöglicht es dir, zu verstehen, was deinen Kunden wirklich wichtig ist. Der Einführungsprozess deiner Agentur sollte eine klare Kommunikation und eine frühzeitige Festlegung der Erwartungen beinhalten. Dadurch wird klar, was die Kunden erwarten können, und die Grundlage für eure Arbeitsbeziehung geschaffen.

 

Überprüfe, wie du mit deinen Kunden kommunizierst, wenn du einen neuen Kunden unter Vertrag nimmst und während ihr zusammenarbeitet. Eine klare Kommunikation verschafft allen Beteiligten den nötigen Freiraum, um sich auf die Ergebnisse zu konzentrieren, anstatt sich durch ständige Rückfragen zu verzetteln. Eine transparente Kommunikation und eine klare Formulierung der Erwartungen im Vorfeld schaffen auch langfristiges Vertrauen bei deinen Kunden, da sie wissen, was sie erwarten können.

 

Überlege dir zum Beispiel, wie du vorgehen willst:

• Wie wirst du deine Kunden über die neuesten Kampagnenergebnisse auf dem Laufenden halten? Schickst du wöchentlich einen Link zu einer zentralen Kommunikationsplattform Dashboard oder lädst du den neuesten Bericht in einen gemeinsamen Ordner hoch, damit sie ihn einsehen können?
• Wer in deinem Team wird mit den Kunden kommunizieren und die Bedürfnisse der Kunden an den Rest des Teams weitergeben?
• Wie oft können deine Kunden erwarten, dass sie über den Projektfortschritt informiert werden?

 

Elisa Montanari, Leiterin für organisches Wachstum bei Wrike, betont, wie wichtig eine zuverlässige Kommunikation ist. Sie sagt:

 

"Wenn du keine verlässliche Kommunikation und Berichterstattung hinbekommst, wirst du es schwer haben, einen Kunden länger als ein paar Wochen zu halten. Es liegt in der Natur des Marketings, dass Bemühungen und Ergebnisse zeitlich auseinanderklaffen, vor allem wenn es um SEO und organisches Engagement geht. Wenn deine Kunden täglich mehrere E-Mails verschicken oder um Ad-hoc-Meetings bitten, lässt du den Ball fallen. Nutze ein zentrales Kommunikationstool, um eine einzige Quelle der Wahrheit zu schaffen: , um zusammenzuarbeiten, zu kommunizieren und zu aktualisieren. Erstelle einen Projektzeitplan und teile ihn mit deinem Team und deinen Kunden. Diese Transparenz der Arbeitsabläufe bedeutet, dass die Kunden nicht mehr nach Updates fragen müssen - sie wissen es bereits."

Verfeinerte interne Arbeitsabläufe einrichten

 

Im Gegensatz zum Projektmanagement, das das Gesamtbild des Projektmanagements betrachtet, konzentrieren sich Workflows auf die Ausführung und Zuweisung bestimmter Aufgaben an Teammitglieder. Diese Workflows bieten viele Möglichkeiten, die Effizienz zu verfeinern und zu verbessern.

 

Du könntest zum Beispiel nach Ineffizienzen in deinen internen Prozessen Ausschau halten, wie zum Beispiel:

• Langsame Genehmigungsverfahren
• Team- oder Organisationssilos
• Schlechte Kommunikation zwischen Teams oder einzelnen Teammitgliedern
• Schlechte Datenqualität
• Sich wiederholende Aufgaben wie das Erstellen von Berichten und E-Mail-Nachfassaktionen
• Uneinheitliche Preisgestaltung, Qualität der Arbeit oder Berichtspraktiken

 

Technologie kann helfen, diese Ineffizienzen zu beseitigen. Projektmanagement-Tools wie Trello, Asana und Notion können dir dabei helfen, interne Arbeitsabläufe zu optimieren, indem sie für Ordnung in den Dateien und Aufgaben sorgen. Erwäge den Einsatz von Tools zur Zeiterfassung, um sicherzustellen, dass du für jede Aufgabe innerhalb eines Projekts genügend Zeit einplanst, damit Projekte nicht über den Zeitplan oder das Budget hinausgehen.

 

Die Einführung einer Prozessdokumentation, einschließlich Flussdiagrammen und Standardarbeitsanweisungen, kann gängige Aufgaben innerhalb einer Agentur rationalisieren. Ernesto, Mitbegründer von GiantFocal, erzählt:

 

"Beginne damit, ein Prozessablaufdiagramm für jeden wichtigen Vorgang in deiner Agentur zu erstellen. Die Visualisierung von Arbeitsabläufen ermöglicht es dir, Engpässe zu erkennen und Prozesse effektiv zu rationalisieren. Markiere die Schritte in deinem Flussdiagramm, für die Playbooks erforderlich sind. Entwickle für jeden kritischen Schritt detaillierte Playbooks, in denen die besten Praktiken, Werkzeuge und Verantwortlichkeiten beschrieben werden. Das sorgt für Konsistenz und Klarheit in deinem Team. Am wichtigsten ist, dass diese Playbooks dabei helfen, neue Mitarbeiter schnell einzuarbeiten.

Projektmanagement-Prozesse

 

Diese beiden Komponenten konzentrieren sich darauf, wie du die Arbeit in deiner Agentur organisierst. Projektmanagement-Prozesse - oder wie du die Arbeit planst und organisierst, damit sie erledigt wird - sind entscheidend dafür, dass Kampagnen im Budget und im Zeitplan bleiben. Hier sind ein paar Fragen, die du dir stellen kannst, wenn du deine Projektmanagementfähigkeiten überprüfst.

Ist deine derzeitige Projektmanagement-Methode für dich geeignet?

 

Der erste Schritt besteht darin, eine Projektmanagementmethode zu wählen, die das Wachstum deiner Agentur, die Art deiner Arbeit und die Kunden, die du betreust, unterstützt. Es gibt verschiedene Projektmanagement-Methoden, die auf unterschiedliche Arbeitsstile und Branchen zugeschnitten sind. Hier sind ein paar von ihnen.

 

Agile Methodik

 

Agile unterteilt Projekte in kleinere Abschnitte. Es eignet sich für Marketingagenturen, die an schnelllebigen, dynamischen Kampagnen arbeiten, die schnelle Reaktionen auf Kundenfeedback erfordern.

 

Scrum-Methodik

 

Als eine Variante von Agile folgt die Scrum-Methode einem strukturierteren Prozess und weist klar definierte Rollen zu, um die agilen Prinzipien anzuwenden. Bei Scrum arbeitest du in kurzen Sprints, die zu inkrementellen Ergebnissen führen. Daher eignet sich diese Methode besser für Agenturen, die eine häufige Zusammenarbeit und regelmäßiges Feedback von Kunden und Stakeholdern benötigen.

 

Kanban-Projektmanagement

 

Projektmanagement im Kamban-Stil ist eine visuelle Methode des Aufgabenmanagements. Bei dieser Methode wird die Arbeit in den verschiedenen Phasen visualisiert. Du könntest zum Beispiel die Erstellung einer E-Mail-Kampagne in die Phasen der kreativen Planung, der Ausführung und der Implementierung unterteilen.w Diese Methode ist ideal für visuell orientierte Betriebsleiter, die bei der Planung einer Kampagne die laufenden Arbeiten und die zu erbringenden Leistungen verwalten müssen. Der Kanban-Ansatz ist die Grundlage für das Projektmanagement in Tools wie Trello und Asana.

Gibt es versteckte Produktivitätseinbußen oder Engpässe, die beseitigt werden müssen?

 

Neben der Feinabstimmung deiner Projektmanagement-Fähigkeiten solltest du auch auf Produktivitätseinbußen achten - auf die Dinge, die die Zeit deiner Teammitglieder aufzehren und für Verwirrung sorgen. Kenne die Faktoren, die sich auf deine Produktivität auswirken und wie du sie vermeiden kannst.

 

Unklare Projektziele oder Aufgaben

 

Vage Projektziele machen es schwierig, dein Team zu versammeln und die Erwartungen des Kunden zu verstehen, genauso wie es schwierig ist, ein Ziel zu erreichen, das du nicht sehen kannst. Neben der Verbesserung der Kommunikation können Rahmenwerke wie SMART-Ziele oder die Verwendung von Ziel- und Schlüsselergebnissen (OKRs) dabei helfen, Ziele in konkrete Aufgaben aufzuschlüsseln, Fristen zu setzen und die Aufgaben für alle zu klären, indem sie ein greifbares Ziel vorgeben.

 

Unnötige Treffen

 

Kennst du das Sprichwort "Dieses Meeting hätte auch eine E-Mail sein können"? Unternehmen verlieren unzählige Stunden durch unnötige Meetings. Eine Dialpad-Umfrage ergab, dass 83% der Befragten ein Drittel der Woche in Meetings verbringen. Doch manchmal braucht man ein Meeting, um wichtige Details zu besprechen und Entscheidungen zu treffen.

 

Wie kannst du also die Zeit, die du in Meetings verbringst, optimal nutzen? Ein paar Tipps, die du dir merken solltest.

• Lege den Zweck des Treffens fest: Was ist der Grund für ein Treffen? Geht es darum, eine Entscheidung zu treffen, Ideen für eine Kampagne zu sammeln oder eine strategische Entscheidung zu treffen? Dies wirkt sich darauf aus, wie du die Besprechung strukturierst und einbeziehst. Wenn ihr euch trefft, um Informationen auszutauschen, überlegt euch, ob ihr die Informationen auf einem Dashboard oder ein Dokument per E-Mail austauschen könnt.
• Erstelle immer eine Tagesordnung: Wenn du festgestellt hast, dass eine Besprechung notwendig ist, plane im Voraus die zu besprechenden Themen und wie viel Zeit du für jeden Punkt einplanst. Teile die fertige Tagesordnung mit allen an der Besprechung Beteiligten. Im Rahmen der Scrum-Methode sorgt zum Beispiel eine Sprint-Retrospektive dafür, dass sich das Team am Ende jedes Sprints trifft, um die Fortschritte des letzten Sprints zu besprechen und festzustellen, ob es noch Verbesserungsmöglichkeiten gibt.
• Teile nach dem Treffen konkrete Entscheidungen und nächste Schritte mit: Halte Unterlagen bereit, um die Diskussionen in der Sitzung festzuhalten. Gib nach dem Treffen eine Liste der Aktionsschritte und der Personen, die sie weiterverfolgen, heraus. Es ist sinnvoll, für jede Aufgabe einen Verantwortlichen und eine Frist festzulegen, indem du die folgende Mustervorlage verwendest: (AUFGABENBEARBEITER) wird (SPEZIFISCHE AUFGABE) bis (FRIST) erledigen.

 

Manuelle Berichterstattung

 

Berichte sind ein wichtiger Teil der Kundenbetreuung, um deine Kunden über die Ergebnisse ihrer Kampagnen auf dem Laufenden zu halten, aber es ist auch ein mühsamer Prozess, wenn er manuell durchgeführt wird. Bei der manuellen Erstellung von Berichten müssen Daten aus verschiedenen Marketing-Tools exportiert werden und es muss sichergestellt werden, dass die Grafiken in Google Sheets nicht zusammenbrechen.

Wie automatisierte Berichte das Agenturmanagement optimieren können

Zeitersparnis und erhöhte Effizienz

 

Die Berechnungen von DashThis zeigen, dass Agenturen mit etwa 30 Kunden im Durchschnitt 5.250 Stunden pro Monat für die Erstellung von Berichten aufwenden. Die Marketing-Agentur Evoluted zum Beispiel sagt, dass automatisierte Berichte dazu beigetragen haben, ihren gesamten Arbeitsablauf zu rationalisieren:

 

"Sobald eine maßgeschneiderte Dashboard eingerichtet ist und die Daten korrekt übertragen werden, müssen wir im Laufe des Monats viel seltener auf verschiedene Datenplattformen zugreifen - das spart viel Zeit und bedeutet, dass wir unsere Zeit von der manuellen Berichterstellung auf wichtigere Aufgaben umverteilen können.

 

Mit dem praktischen Rechner von DashThis kannst du sehen, wie viel du für deine eigene Agentur sparen kannst

Verbesserte Genauigkeit und Konsistenz in der Berichterstattung

 

Marketingkampagnen ändern sich schnell, und der Bericht, den du vor einer Stunde verschickt hast, ist vielleicht schon veraltet. Die automatisierte Seite dashboards aktualisiert die Daten täglich und stellt sicher, dass du immer die neuesten Daten für deine Marketingberichte hast.

Bessere datengestützte Entscheidungsfindung und Strategieoptimierung

 

Datengestütztes Marketing hilft dir, das Budget deines Kunden effektiver einzusetzen und mehr aus deinen Marketingbemühungen herauszuholen. Berichte helfen dir und deinen Kunden, den Beitrag deiner Kampagnen zum Endergebnis deines Kunden nachzuvollziehen und die von dir geleistete Arbeit hervorzuheben. So kannst du deine Entscheidungen mit konkreten Beweisen belegen und das Vertrauen deiner Kunden stärken.

Verbessere die Kundenbeziehungen durch offene Kommunikation

 

Die Marketingagentur Search Station zum Beispiel kombiniert Kundenberichte mit Videoaufzeichnungen, in denen die Kunden durch den Bericht geführt werden und die Ergebnisse erläutert werden. Auf diese Weise setzt das Team von Search Station auf die Berichterstattung, um seinen Kunden einen Mehrwert zu bieten, und die automatisierte Berichterstattung hilft ihm, den hohen Servicestandard zu erfüllen, den seine Kunden erwarten.

Anwendungsbeispiele für automatisierte Berichte (+ DashThis Vorlagen)

 

Leistung der digitalen Marketingkampagne

 

Mit dieser Berichtsvorlage kannst du alle deine digitalen Marketingdaten in einem Bericht zusammenfassen, den das Vertriebsteam oder die Führungskräfte deines Kunden einsehen können. Nutze die 34+ Integrationen von DashThis, um deine Daten in DashThis zu übertragen - verbinde einfach deine Marketing-Tools als Datenquelle und importiere deine Daten zur Analyse.

Hol dir diesen digitalen Marketingbericht mit deinen eigenen Daten!

 

Metriken und Einblicke in die sozialen Medien

 

Eine gut durchdachte Social-Media-Strategie umfasst oft viele Plattformen, sodass du sie alle effektiv verfolgen musst. Mit dieser Berichtsvorlage kannst du deine Social-Media-Bemühungen auf den verschiedenen Kanälen in Echtzeit vergleichen, deine Strategien verfeinern und auf einen Blick sehen, ob deine neuesten Änderungen oder Content-Ideen zu mehr Ergebnissen in den sozialen Medien führen.

 

Hol dir diesen Social Media Report mit deinen eigenen Daten!

 

SEO und Website-Analysen

 

Diese Dashboard Vorlage kannst du Daten aus SEO-Tools wie Google Analytics, Google Search Console und Moz zusammenführen. Wir haben wichtige Kennzahlen wie organischen Traffic, Backlinks und Keyword-Rankings eingefügt, damit du deine SEO-Leistung verstehen und deinen Kunden mitteilen kannst.

 

Hol dir diesen SEO-Bericht mit deinen eigenen Daten!

 

PPC und Werbeausgaben

 

Die Kunden sind besonders an der Kosteneffizienz interessiert und daran, ob sich ihre Werbemaßnahmen für ihr Unternehmen lohnen. Dieser PPC-Bericht hilft dir, herauszufinden, welche Kampagnenelemente gut laufen und wo Verbesserungen möglich sind, damit du entscheiden kannst, wo du deine PPC- und digitalen Werbekampagnen optimieren musst.

 

Hol dir diesen PPC-Bericht mit deinen eigenen Daten!

Wie du mit DashThis am besten automatisierte Berichte implementierst, um die Arbeitsabläufe in deiner Agentur zu optimieren

 

Niemand will den ganzen Tag mit Excel-Berichten arbeiten. Wie kannst du also automatisierte Berichte in deiner Agentur einführen und die Erkenntnisse gewinnen, die du brauchst, um Kampagnenergebnisse effektiv nachzuweisen? Befolge diese Best Practices, um automatisierte Berichte in deine Arbeitsabläufe zu integrieren.

Evaluiere deinen aktuellen Berichtsprozess und lege KPIs fest

 

Genauso wie du KPIs für deinen Kunden dashboards definierst, ist es sinnvoll, Ziele zu setzen, wenn du deine internen Arbeitsabläufe in der Agentur bewertest. Überprüfe vor allem deine aktuellen Berichterstattungsprozesse. Was sind die Lücken, die das automatisierte Reporting schließen soll? Gibt es zum Beispiel Probleme mit der Datenqualität oder Herausforderungen bei der Integration von Daten aus verschiedenen Quellen, die du lösen möchtest?

 

Neben der Festlegung von Zielen solltest du auch über die Messung von Produktivitätskennzahlen nachdenken, um die Effektivität der Veränderung der internen Prozesse zu messen. Zum Beispiel:

• Zeitaufwand für die Erstellung eines Berichts
• Wie oft ein Bericht aufgrund von Fehlern überarbeitet werden muss
• Kundenzufriedenheit mit bestehenden Berichten im Vergleich zu neuen Berichten
• Einfache Annahme der neuen Berichtslösung durch die Teammitglieder

Erstelle standardisierte Berichtsvorlagen mit deinem Branding

 

Standardisierte Berichte rationalisieren deinen Berichtsprozess und machen es einfacher, Berichte zu erstellen, also denke daran, einheitliche Formate für die Kampagnen deiner verschiedenen Kunden zu erstellen.

 

Angenommen, du hast drei verschiedene Kunden, für die du Berichte erstellen musst:

• Ein E-Commerce-Geschäft, das sich auf die Steigerung des Umsatzes durch Google Ads konzentriert
• Ein neuer E-Commerce-Laden nutzt Facebook-Anzeigen, um das Interesse und die Bekanntheit der Marke zu steigern
• Eine Multi-Channel-Kampagne in den sozialen Medien mit TikTok, Instagram und Facebook

 

Alle drei Kunden haben unterschiedliche Berichtsanforderungen, aber es gibt eine Möglichkeit, mit Berichtsvorlagen Zeit zu sparen. Beginne mit einer der voreingestellten Vorlagen von DashThis als Grundlage für deinen individuellen Bericht. Diese Vorlagen enthalten bereits die gängigsten KPIs, die du dann an die spezifischen Bedürfnisse deines Kunden anpassen kannst.

 

Wenn du mit deiner Berichtsvorlage zufrieden bist, verwende die weiße Beschriftung, um sicherzustellen, dass die Berichte deine Marke widerspiegeln. Evoluted spiegelt zum Beispiel seine Markenfarben in den mit DashThis erstellten Dashboard Vorlagen mit DashThis.

 

"Wir haben eng mit dem DashThis-Team zusammengearbeitet, um unsere Markenfarben in unserem dashboards widerzuspiegeln. Die Kunden sehen die Statistiken in 'Evoluted green' und die Berichte in unserem Markenzeichen, dem Dunkelblau, damit sie sich nicht vom Rest unserer Dokumentation abheben.

Schulung deines Teams in automatisierten Berichterstattungsprozessen und -tools

 

Es braucht Zeit, ein neues Tool oder eine Änderung des Arbeitsablaufs einzuführen, und du musst dich darauf vorbereiten, dein Team zu schulen und zu trainieren, um dein neues automatisiertes Berichtstool zu nutzen.

 

Einige Aspekte, an die du bei der Zusammenstellung deiner Schulungsunterlagen denken solltest:

• Schulungsressourcen, einschließlich einer Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie man einen Bericht erstellt,
• Links zu wichtigen Dateien und Anmeldeinformationen für die verschiedenen Marketing-Tools, die an der Berichtserstellung beteiligt sind
• Häufige Probleme oder Fehlermeldungen und wie man sie behebt
• Eine Liste von Berichtsvorlagen, die für jeden Kunden geeignet sind
• Ein Standardverfahren zur effektiven Analyse und Interpretation von Daten für Kundenkampagnen

Überprüfe und optimiere regelmäßig deine Berichtsstrategie

 

Sobald du die automatische Berichterstattung eingerichtet hast, kannst du zu den Zielen zurückkehren, die du dir gesetzt hast. Überprüfe regelmäßig, z. B. jeden Monat, wie du diese Ziele erreichst. Frag dich, ob die Berichte besser werden und weniger Zeit für ihre Erstellung benötigen. Sind die Kunden zufriedener mit der Qualität der Berichte und Analysen?

 

Hol dir Feedback von Kunden und Teammitgliedern, wie die automatische Berichterstattung funktioniert. Es ist auch eine gute Idee, die von dir eingerichteten Leistungskennzahlen zu überprüfen, um zu sehen, was in deiner Berichtsstrategie funktioniert und was optimiert werden muss.

Spare wertvolle Zeit für deine Marketingagentur mit der Berichtsautomatisierung

 

Erfolgreiche Agenturen stellen sicher, dass ihre internen Abläufe die Kundenbindung sowohl kurzfristig als auch in Zukunft unterstützen können.

 

Wenn du die Tipps in diesem Leitfaden befolgst und jeden internen Prozess in deiner Agentur durchgehst, hast du einen Ausgangspunkt, um die Ressourcenzuweisung zu optimieren, klare Erwartungen an die Teammitglieder zu stellen und die Kundenkommunikation zu verbessern.

 

Nimm dir etwas Zeit, um den Leitfaden durchzugehen und dich auf einen Bereich zu konzentrieren, den du verbessern kannst. Wenn du feststellst, dass du zu viel Zeit mit manuellen Berichten verbringst, kannst du die kostenlose 15-Tage-Testversion von DashThis ausprobieren, um deinen Berichtsprozess zu optimieren.