Wie man Agenturprozesse optimiert: Leitfaden für Best Practices

Fragen Sie eine großen Unternehmensberatungsunternehmen und sie werden dir sagen, dass optimierte Systeme und Prozesse der Schlüssel zu einem erfolgreichen Unternehmen sind. Die Einrichtung von Vorlagen für Prozesse, die du täglich wiederholst, macht deine Marketingagentur effektiver und effizienter und führt zu erfolgreicheren internen Methoden und Kundenbeziehungen. Aber wie kannst du die Effektivität deiner Agentur auf allen Ebenen implementieren und maximieren, vom Onboarding-Prozess über Check-Ins bis hin zum Agenturmanagement?

In diesem Artikel erfährst du alles, was du über die Implementierung von Best Practices in deinen Agenturprozess wissen musst.

• Was sind Agenturprozesse? 
• Wie kann man optimale Agenturprozesse aufbauen?
• Wie DashThis dir helfen kann, deinen Arbeitsablauf zu optimieren

Was sind Agenturprozesse?

Denke an die Systeme, die in jedem Unternehmen oder Betrieb vorhanden sind. Wie wird die Kommunikation mit neuen Kunden oder neuen Mitarbeitern organisiert? Welche Unterlagen, Bestätigungen und Rechnungen werden an die Beteiligten geschickt? Wann werden Besprechungen abgehalten und wie funktioniert die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern in der Agentur? 

Agenturprozesse sind die Managementsysteme, mit denen eine Organisation ihre Abläufe auf allen Ebenen steuert. Dazu gehören die Methode, das System, die Technologie oder die Mitarbeiter, die in jeder Phase der Planung, Ausführung, Fertigstellung und Nachbereitung beteiligt sind. 

Wie man optimale Agenturprozesse aufbaut

Die Einführung dieser Systeme und Methoden ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess und mag wie eine große Arbeitsbelastung erscheinen. Aber wenn die Prozesse erst einmal laufen, profitiert die Kreativagentur finanziell und operativ von der optimierten Arbeitsweise des gesamten Teams. Hier erfährst du, wie du das mit deinem Kreativteam einrichten kannst. 

Die Grundlagen festlegen 

Bevor du versuchst, deine Arbeitsmethoden zu verbessern, solltest du dir zunächst einen Überblick über die Landschaft verschaffen. Sieh es als eine Art Workflow-Audit. 

1. Alle Aufgaben auflisten

Veranstalte ein Kickoff-Meeting, bei dem du eine Liste mit allen Aufgaben erstellst, die dein Team täglich erledigt. Zeichne die Schritte deiner Prozesse von Anfang bis Ende auf und finde heraus, wo deine Teammitglieder auf Reibungspunkte, Wiederholungen, Herausforderungen oder verschwendete Zeit stoßen. Beurteile die Überschneidungen, z.B. ob mehrere Personen dieselben sich wiederholenden Aufgaben im Kundeneinführungsprozess haben? Muss ein Kundenbetreuer aufgrund eines ineffizienten Prozesses immer wieder die gleichen Aufgaben erledigen? Verschaffe dir einen Überblick über die aktuellen Vorgehensweisen deines Unternehmens, um die Bereiche zu identifizieren, die ständig Zeit verschwenden und verbessert werden müssen.

2. Ziele nach der SMART-Struktur festlegen 

Sich Ziele zu setzen, ist ein wichtiger Bestandteil, um Fortschritte zu machen. Wir alle wissen jedoch, dass vage und offene Ziele wie "mehr Geld sparen", "abnehmen" oder "die Work-Life-Balance verbessern" selten funktionieren, weil sie keine konkreten Schritte beinhalten. 

Die SMART-Struktur hilft dir dabei, deine Ziele auf umsetzbare, termingebundene Meilensteine auszurichten. SMART ist ein Akronym für 

• Spezifisch: Achte darauf, dass jedes Ziel eng gefasst und begrenzt ist. Denke an "monatliche Gemeinkosten sparen", nicht an "mehr Geld verdienen".
• Messbar: Lege fest, wie du feststellen willst, ob du Fortschritte machst. Wann und wie wirst du das bewerten? Einige Ziele, wie die Steigerung des Umsatzes, sind leicht zu messen. Andere Ziele, wie z. B. "die Kundenzufriedenheit verbessern", erfordern vielleicht kreativere Messgrößen.
• Erreichbar: Achte darauf, dass das Ziel etwas ist, das du vernünftig erreichen kannst. Wenn du eine Agentur bist, die derzeit 15 Kunden hat, fang mit einem Ziel an, das darauf abzielt, fünf weitere Kunden zu gewinnen. Nimm dir nicht vor, im nächsten Monat 100 neue Kunden zu gewinnen.
• Relevant: Das Ziel muss mit den langfristigen Zielen des Unternehmens übereinstimmen. Setze dir zum Beispiel nicht das Ziel, mehr Plakatwerbung zu schalten, wenn dein Unternehmen seine digitale Präsenz erhöhen will. Setze dir stattdessen das Ziel, mehr Follower in den sozialen Medien zu gewinnen.
• Zeitbasiert: Gib dir selbst eine Frist und Zeitparameter, um einen umsetzbaren Plan zu erstellen. Gewinne zum Beispiel 1.000 neue Instagram-Follower bis zum Ende des dritten Quartals.

3. Hol dir alles, was du brauchst, vom Kunden 

Stelle sicher, dass du alle Informationen im Voraus hast, damit du in der Lage bist, effektive Ergebnisse und schrittweise Fortschritte anzubieten, um den Erfolg des Kunden.

Hol dir die richtigen Werkzeuge 

Wenn du deine Agenturprozesse einrichtest, musst du zeitsparende Programme nutzen, die deinem Team helfen, die häufigsten täglichen Aufgaben zu bewältigen: Kommunikation, Austausch und Besprechungen. Hier sind einige der Apps und Programme, die kleinen und neuen Unternehmen geholfen haben, einen Fahrplan zur Effizienz zu erstellen: 

• Kommunikation: Slack, Google Chatund Microsoft Teams
• Dokumente und Materialien teilen: Google Drive, OneDrive, Dropbox, und WeTransfer
• Treffen: Calendly, Zoom, und CalendarHero

Setze Prioritäten bei den Aufgaben und stelle sicher, dass die Rollen der einzelnen Teammitglieder klar sind 

Das bringt uns zurück zur SMART-Zielstruktur, insbesondere zu den Elementen "messbar" und "zeitbasiert". Bei der Zuweisung von Projekten und der Delegation von Arbeit solltest du sicherstellen, dass jeder im Team die Parameter seiner Rolle kennt. Ein kreatives Briefing verdeutlicht die Aufgaben, für die jede Person verantwortlich ist, die Frist und die Aufgaben, die mit dem Meilensteinziel verbunden sind. 

Automatisierte Entwicklung nutzen

Weißt du noch, wie du deine täglichen Aufgaben und Prozesse überprüft hast, um festzustellen, in welchen Bereichen dein Team Zeit und Mühe verschwendet? Projektmanagement-Tools helfen dabei, diese Probleme zu lösen und die Zeitverschwendung zu beenden. 

Beginne damit, ein Workflow-Diagramm deines Unternehmens zu erstellen, von der ersten eingehenden Anfrage bis zum Projektabschluss. Nutze dann diese Informationen, um eine Projektmanagementvorlage zu erstellen, die deine Kommunikation und deine Prozesse mithilfe digitaler Tools automatisiert: 

• Trello
• Asana
• Montag.de
• Hubspot

Regelmäßige Treffen zur Kontaktaufnahme festlegen 

Lege vorhersehbare Zeitfenster fest, in denen du dich regelmäßig mit deinem Team triffst, um den Fortschritt, den Status und den Projektverlauf zu bewerten. Diese Treffen erhöhen die Effizienz des Teams, da sie einen Ort bieten, an dem sie über Probleme, Erfolge und mehr sprechen können, ohne dass es zu einem Übermaß an Kommunikation, Nachrichten und Hin und Her kommt. 

Verwende Berichte, um deinen Erfolg zu verfolgen

Jetzt ist es an der Zeit, den "messbaren" Teil des SMART-Zielsystems zu besprechen. Die Messung deiner Agenturprozesse ist wichtig, um deine Effizienz zu optimieren, die Arbeit deines Teams zu verbessern und zu verstehen, ob du Verbesserungen erzielst. 

Die Nachverfolgung von Leistungsindikatoren (KPIs) ist der Schlüssel zum Erfolg deiner Bemühungen, und DashThis ermöglicht es dir, alle deine Marketingdaten in einem Bericht zusammenzufassen. Das Programm erfüllt einen doppelten Zweck: Es zeigt deine Kennzahlen an und spart Zeit, indem es alle Daten deines Unternehmens an einem Ort sammelt.

Mit DashThis kannst du Folgendes erwarten:

• Konsolidiere deine Datenpunkte: Anstatt deine Statistiken in Hubspot, Google Analytics, Facebook, Instagram Insights usw. zu überprüfen, kannst du alle Quellen in ein einziges Tool einspeisen, das mit einer anpassbaren Dashboard das mit über 34 Plattformen und Apps verbunden ist.

• Daten, die für dein Unternehmen relevant sind: Wir bieten Vorlagen die für jeden Vermarkter geeignet sind, egal ob du dich auf SEM, SEO oder Social Mediaoder eCommerce spezialisiert bist. Auf Dashboards findest du die Kennzahlen, die für dein Unternehmen am wichtigsten sind. Jede Vorlage spiegelt KPIs wider, die auf die jeweilige Branche zugeschnitten sind. Wenn du dich zum Beispiel auf SEO konzentrierst, zeigt unsere Vorlage Kennzahlen wie organische Suchbesuche, Absprungrate, durchschnittliche Seitenvorlaufzeit, organische Konversionen und deine leistungsstärksten Keywords.

• Teile deine Arbeit mit anderen Teammitgliedern: Alle Teammitglieder können Dashboards bearbeiten und erstellen. Du kannst deine Seite so einstellen, dass sie automatisch erstellt und verteilt wird, damit dein Team und deine Kunden von regelmäßigen Aktualisierungen profitieren können.

• Passe deine Berichte an dein Branding und deine Funktionalität an: Organisiere und zeige die Daten so an, dass sie zu deinen Prioritäten passen und verwende Farbschemata und visuelle Elemente, die deinen Markenrichtlinien entsprechen. Binde Überschriften, Logos und mehr ein.

Wenn du die Abläufe in deiner Agentur genau unter die Lupe nimmst, kannst du dein Unternehmen auf die nächste Stufe heben. Indem du die Schwachstellen und Zeitfresser deines Teams analysierst, kannst du Apps, Tools und Software einsetzen, die dir Zeit und Ärger ersparen. Wenn du dem SMART-Zielsystem folgst, kannst du deine Fortschritte und Ergebnisse mit DashThis nachverfolgen. DashThis ist die effizienteste und schlankste Berichtssoftware, die alle deine Datenquellen nutzt, um die wichtigsten und aussagekräftigsten Metriken für dein Unternehmen zu präsentieren. 

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