Dynamische Reporting: Tipps für effektive Berichte (Vorlage & Beispiele)

Dynamisch und statisch sind nicht nur Begriffe, die sich auf Metaphern, Websites oder IP-Adressen beziehen, sondern sie beschreiben auch unterschiedliche Meldetechniken. 

Wir zeigen dir die Unterschiede zwischen statischen und dynamischen Berichten und wann du welche Technik einsetzen solltest. Lies weiter! 

Was ist dynamische Reporting?

Einfach ausgedrückt: Dynamische Berichte sind Geschäftsinformationen in Echtzeit, auf die du zugreifen kannst, wann immer du willst. 

Ähnlich wie Streaming-Dienste wie Netflix und Disney+ dir eine riesige On-Demand-Bibliothek mit Inhalten zur Verfügung stellen, die du in deiner Freizeit über eine zentrale App ansehen kannst, sorgen dynamische Berichte dafür, dass du von überall aus auf die aktuellste Version deiner Geschäftskennzahlen zugreifen kannst, solange du eine Internetverbindung hast.

Beispiele für dynamische Berichte: 

Die Geschäftsführung berichtet: 

Präsentiere den Führungskräften deines Unternehmens alle wichtigen Kennzahlen auf einen Blick Dashboard. Dieser dynamische Bericht ermöglicht es den Führungskräften, die wichtigsten Details auf einen Blick zu sehen und gleichzeitig die Datenpunkte flexibel zu vergleichen und zu segmentieren, um alle Fragen zu beantworten. 

DashThis Vorlage für den Managementbericht : Sieh es dir mit deinen eigenen Daten an.

Verkaufs- und Marketingbericht: 

Vertriebs- und Marketingbesprechungen sind in der Regel sehr vielschichtig: Es werden anstehende Kampagnen besprochen und wichtige Kennzahlen auf beiden Seiten überprüft. Dynamische Berichte eignen sich in solchen Situationen besonders gut, um schnell wechselnde Daten zu erfassen. 

DashThis' Vorlage für den wöchentlichen Umsatzbericht für E-Commerce-Unternehmen

Was sind statische Berichte? 

Im Vergleich dazu funktioniert die statische Reporting wie eine Polaroidkamera. So wie Fotos Momente festhalten, die in der Zeit eingefroren wurden, bieten statische Berichte eine Momentaufnahme der historischen Leistung und der Trends eines Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum. Sie sind deine PowerPoint-Decks und PDF-Dateien - Berichte, die vom Internet abgekoppelt sind und für eine bestimmte Präsentation verwendet oder an ein breiteres Publikum verteilt werden.

Einmal vorgelegte statische Berichte werden in der Regel nicht mehr herangezogen. Sie werden Teil des Archivs eines Unternehmens.

Beispiele für statische Berichte: 

Jahresberichte oder Gewinnmitteilungen von Unternehmen: In diesen Berichten werden die Leistungskennzahlen des Unternehmens festgehalten, KPIs und Meilensteine für das vergangene Quartal oder Jahr. Während Jahresberichte in der Regel in Form von PDF-Dokumenten und Slide Decks vorliegen, vor allem bei börsennotierten Unternehmen, nutzen einige Unternehmen visuelle Elemente und Animationen, um ihre statischen Berichte lebendiger zu gestalten. Der Jahresbericht 2020 von Mailchimp ist ein Beispiel dafür, wie statische Berichte unterhaltsam gestaltet werden können.

Analyse der Markt- oder Markenleistung: Historische Daten sind der Schlüssel zur Analyse der Leistung deines Unternehmens im Vergleich zu deinen Mitbewerbern.

Was sind die wichtigsten Unterschiede zwischen statischen und dynamischen Berichten?

Echtzeitberichte im Vergleich zu einer Momentaufnahme der Daten: 

Dynamische Berichte zeigen Daten in Echtzeit, während statische Berichte eine Momentaufnahme früherer Ereignisse zeigen. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter/innen die Daten aus verschiedenen Blickwinkeln innerhalb eines einzigen Weblinks überprüfen können, um den Geschäftsanforderungen gerecht zu werden. 

Angenommen, du erstellst einen E-Mail-Marketingbericht für deinen Kunden, um diese Fragen zu beantworten: 

• Wie viele Abonnenten haben wir diesen Monat hinzugewonnen? 
• Wie sieht es mit unserer Abmeldequote aus? War sie höher oder niedriger als im letzten Monat? Warum ist das so? 
• Welche Inhaltselemente haben am besten abgeschnitten? 

Wenn du einen statischen Bericht verwendest, musst du einen eigenen Bericht erstellen, um diese Fragen genau zu beantworten. Ein dynamischer Bericht zeigt deine aktuellen Statistiken in Echtzeit an, was vor allem bei laufenden Kampagnen nützlich ist, bei denen sich die Kennzahlen schnell ändern.

Interaktiv vs. What you see is what you get. 

Die Datensätze in dynamischen Reporting-Tools sind dank KI und maschinellem Lernen interaktiv.

Du kannst mit der Maus über ein Diagramm fahren, um weitere Einblicke zu erhalten, oder einen Kommentar anhängen, um eine Kennzahl weiter zu analysieren und den Kontext zu vertiefen.

Du möchtest einen bestimmten Zeitraum, ein Segment nach Kampagne oder einen Kanal in deiner Datenanalyse untersuchen? Dynamische Berichte sind selbsterklärend. Du kannst deinen Datumsbereich oder deine Analyseparameter anpassen, um die Antworten zu erhalten, die du brauchst, ohne einen weiteren Bericht anfordern zu müssen. 

Statische Berichte haben im Vergleich dazu eine feste Funktionalität. Du musst deine Berichtsdaten bearbeiten und als neue Version speichern, um Änderungen am Bericht vornehmen zu können. Das macht statische Berichte zu einer besseren historischen Referenz, aber weniger nützlich für schnelle Entscheidungen.

3 Vorteile der dynamischen Reporting gegenüber der statischen Reporting

Es ist einfacher, Geschäftsentscheidungen zu überprüfen und zu treffen

Für Unternehmen ist es wichtig, sich an neue Trends anzupassen, z. B. neue Einnahmequellen zu erschließen, wie es Spotify mit der Erstellung von Original-Podcasts getan hat oder Restaurants, die im Jahr 2020 in Essenslieferdienste investieren.

Dynamische Berichte machen diesen Entscheidungsprozess einfacher, da du immer die neuesten Daten für die Datenanalyse zur Verfügung hast. Die Nutzer können mit den Daten interagieren, bestimmte Kennzahlen untersuchen und Daten über verschiedene Zeiträume hinweg vergleichen, um bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen - und das alles von einem einzigen Dashboard. 

Das bedeutet, dass dein CEO und die Abteilungsleiter, die mehrere Städte entfernt sind, auf denselben Link klicken und die neuesten Daten in Echtzeit sehen können. Dieser Prozess ist bei statischen Berichten mühsamer, da du die statischen Daten in die richtigen Formate exportieren und sie digital weitergeben musst. 

Um Zeit zu sparen, gibt es Vorlagen. 

Du musst nicht mehr mit einer leeren Seite konfrontiert werden, wenn du deinen Bericht für den nächsten Abgabetermin vorbereitest. 

Anpassbar dynamische Berichtsvorlagen in Berichtssoftware sind ein einfacher und praktischer Weg, um wertvolle Zeit zu sparen und sicherzustellen, dass nichts Wichtiges in deinem Bericht vergessen wird.

Wenn du Dutzende von Monatsberichten erstellst, summiert sich diese Zeitersparnis schnell und macht deine Arbeit noch effektiver. 

Die Berichtsvorlage für digitales Marketing von DashThis mit allen wichtigen Leistungskennzahlen, die du brauchst, um wertvolle und übersichtliche Berichte zu erstellen. 

Vereinfacht Kommunikation und Projektmanagement 

Angenommen, dein Kunde oder Stakeholder hat eine Frage zu deinem letzten Bericht. 

Wenn du deinen Bericht in einem statischen PDF-Format verschickt hast, kann es sein, dass der Kunde eine Frage stellt, die über das hinausgeht, was dein Datensatz zeigt, und du musst manuell einen neuen Datensatz mit den Parametern erstellen, um seine Frage zu beantworten. 

Das Verfahren funktioniert, aber es ist mühsam. Das Risiko, Fehler zu machen, steigt, und es kostet Zeit. 

Dynamische Berichte verbessern diesen Prozess. 

Wenn deine Kunden eine Frage zu den Daten haben, können sie den Link zu dem von dir erstellten dynamischen Bericht aufrufen und mit den Daten herumspielen, um Antworten zu finden. Indem du deinen Kunden oder Stakeholdern mehr Kontrolle gibst, können sie sehen, wie deine Kampagnen abschneiden und wohin ihr Budget fließt, wodurch eure Beziehung transparenter wird.

Wie du einen dynamischen Bericht erstellst, den die Leute lesen wollen:

Bestimme dein Ziel und wähle deine Messgrößen 

Wie bei jeder schriftlichen Kommunikation ist es wichtig, dass du deine allgemeinen Ziele und den Zweck des dynamischen Berichts kennst. Das hilft dir dabei, deinen Bericht so effektiv wie möglich zu gestalten. 

Einige Fragen, die du dir stellen solltest, um loszulegen: 

• Was will dieser Bericht zeigen? 
• Wer liest diesen Bericht? 
• Welche Kennzahlen sind für sie und ihre Vorgesetzten wichtig? 
• Wie sammle ich die Daten, die ich für den Bericht brauche? 

Bleib nicht zu lange willkommen: 

Der Risikokapitalgeber Guy Kawasaki hat eine Regel, die er auf jede PowerPoint-Präsentation anwendet, die 10/20/30-Regel.

Eine PowerPoint-Präsentation sollte 10 Folien haben, nicht länger als 20 Minuten dauern und keine kleinere Schrift als 30 Punkt enthalten.

Auch wenn du hier keine PowerPoint-Berichte präsentierst, solltest du diese Richtlinie bei der Erstellung deiner Business Intelligence-Berichte im Hinterkopf behalten. Es gibt eine Grenze dafür, wie viele Informationen Menschen aufnehmen können, bevor sie die Konzentration verlieren. 

Beschränke einen dynamischen Bericht auf maximal 10-15 Kennzahlen, achte darauf, dass jede Kennzahl für dein Ziel relevant ist und eine Struktur hat, die die Punkte unterstützt, die du vermitteln willst. 

Verwende interaktive Datenvisualisierungen: 

Interaktive Funktionen lassen den Leser an den Daten teilhaben. Es ist auch eine effektivere Art, jede Form von Daten zu präsentieren. Analysen dem Endverbraucher zu präsentieren.

Zum Glück gibt es dynamische Berichte, in denen interaktive Daten besonders gut zur Geltung kommen. 

Bringe deine textbasierten Berichte mit responsiven Widgets weiter. Du möchtest deine Google Ads-Leistung mit der des letzten Monats oder des Vorjahres vergleichen? Das kannst du (und die Personen, die deinen Bericht ansehen) mit ein paar Klicks ganz einfach tun, wodurch du Zeit sparst und bessere datengestützte Entscheidungen treffen kannst.

Verwende Diagramme, Grafiken und Messgeräte, um deine Daten zu präsentieren und sie verständlicher zu machen als langweilige Microsoft Excel-Tabellen.

Beschleunige deine Reporting mit einem automatisierten Berichtstool 

Die Zeit, die du mit dem Exportieren und Bereinigen von Daten, dem Konvertieren deiner Daten in die richtigen Formate und dem Erstellen von Grafiken verbringst, ist Zeit, die du anderweitig nutzen kannst.

Automatisiere den gesamten Prozess mit einem Datenintegrationstool, das deine Informationen aus all deinen Tools einliest, deine Kennzahlen auswählt und eine Vorlage erstellt, die du wiederverwenden kannst.

Wie du mit DashThis einen dynamischen Bericht erstellst (und automatisierst)

Schritt 1: Melde dich für ein Konto bei DashThis. Mit unserer kostenlosen 15-Tage-Testversion kannst du herausfinden, ob wir das Richtige für dich sind.

Schritt 2: Wähle aus über 40+ Integrationen und verbinde deine Marketing-Tools und Datenquellen in Sekundenschnelle.

Schritt 3: Wähle die Kennzahlen, die in deinen Bericht aufgenommen werden sollen, aus den voreingestellten Widgets von DashThis aus.

Schritt 4: Füge so viele Datenpunkte hinzu, wie du brauchst, um deinen Bericht zu erstellen. Wenn du fertig bist, speicherst du deinen fertigen Bericht als Vorlage, damit du die Vorlage für zukünftige Monatsberichte und Kunden wiederverwenden kannst - das spart noch mehr Zeit!

Zeitsparender Bonus-Tipp: Du kannst den Versand deines Berichts per E-Mail automatisch planen. Gib einfach die E-Mail-Adressen der Empfänger ein, an die dein Bericht gesendet werden soll, und schon bist du fertig!