Wie du das OKR-Tracking für deine Marketingagentur planst und umsetzt

Als Inhaber einer Agentur weißt du, wie wichtig es ist, sich Ziele zu setzen. Sie geben dir eine klare Richtung vor, auf die du hinarbeiten kannst, und helfen dir, sie mit deinem Team zu teilen. 

All das klingt in der Praxis großartig. 

Aber wenn du damit beschäftigt bist, Projekte im Zeitplan zu halten, Kundengespräche vorzubereiten und dafür zu sorgen, dass deine Mitarbeiter/innen pünktlich bezahlt werden, kann es leicht passieren, dass du dir ein Ziel setzt und dann aus den Augen verlierst, was du eigentlich tust. Oder du setzt dir ein OKR-Ziel und hast Schwierigkeiten, es im gesamten Unternehmen effektiv umzusetzen oder es das ganze Jahr über einzuhalten. 

In diesem Leitfaden erfährst du, wie du mithilfe des OKR-Rahmens (Objectives & Key Results) Ziele setzen und verfolgen kannst und wie du die Verfolgung des OKR-Fortschritts mit DashThis vereinfachst.

Inhaltsübersicht

• DashThis erklärt: Was ist OKR-Tracking?
• Warum solltest du OKRs für deine Marketingagentur festlegen und verfolgen? 
• Wie du einen spezifischen OKR für deine Marketingagentur erstellst
• OKRs vs. KPIs: Was ist der Unterschied? Solltest du beides verwenden? 
• Wie man OKRs mit der OKR-Software von DashThis verfolgt 
• Optimiere die Zielsetzung mit der OKR-Tracking-Software von DashThis

DashThis erklärt: Was ist OKR-Tracking?

Die OKRs wurden von Andy Grove, dem ehemaligen CEO von Intel, entwickelt und werden von leistungsstarken Tech-Unternehmen wie Google, Microsoft und Dropbox eingesetzt. Sie bieten einen strukturierten Rahmen für die Verfolgung von Zielen und die Entscheidung, was für dein Unternehmen Priorität hat. 

Du brauchst nicht nur OKRs, um die Ziele deiner Agentur zu kommunizieren, sondern auch ein System, um den Fortschritt der OKRs zu messen und deine wöchentlichen Check-ins zu steuern. In der Regel verwenden Unternehmen eine Kombination aus Tabellenkalkulationen, Projektmanagement-Tools und wöchentlichen Check-ins, um ihre Leistung und den OKR-Fortschritt zu überwachen. 

Alternativ ist ein OKR-Tool eine weitere Möglichkeit, deine Ziele zu verfolgen. Neben dem Setzen von Zielen bieten diese Tools auch Visualisierungs- und Kollaborationsfunktionen, die die Datenanalyse und Diskussionen erleichtern.

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Warum solltest du OKRs für deine Marketingagentur festlegen und verfolgen? 

Auch wenn Tech-Unternehmen OKRs populär gemacht haben, profitieren Einzelpersonen und Organisationen jeder Größe davon. Die richtigen OKRs sind ein hervorragendes Instrument zur Zielsetzung. Sie bieten auch einen Rahmen für die Kommunikation von Fortschrittsberichten über wichtige Initiativen. Hier sind zwei Gründe, warum sie deiner Behörde helfen können, effizienter zu werden. 

Kommuniziert geschäftliche Prioritäten und Maßnahmen 

Gut definierte OKRs prägen deinen Zielsetzungsprozess und sorgen dafür, dass sich das Team an den Zielen orientiert. Die richtigen OKRs helfen zum Beispiel allen im Unternehmen, auf dieselben Ziele hinzuarbeiten. Hier siehst du, wie sie dir auf drei verschiedenen Ebenen helfen können.

Organisatorische Prioritäten kommunizieren: Der OKR-Prozess ermöglicht es den Stakeholdern und der Unternehmensführung, den Teammitgliedern die geschäftlichen Prioritäten mitzuteilen. Wenn die Prioritäten richtig gesetzt und unternehmensweit geteilt werden, können die Teams immer sehen, welche Prioritäten aktuell sind und woran andere Teams arbeiten, um sie zu erreichen.

Stelle sicher, dass die OKRs des Teams mit den Prioritäten des Unternehmens übereinstimmen: Wenn eine Geschäftspriorität darin besteht, eine Markteinführungsstrategie in einem neuen Marktsegment zu entwickeln, kann dein Geschäftsentwicklungsteam die OKR-Zielsetzungsmethode nutzen, um die Teamprioritäten zu besprechen und gemeinsam an einem Ziel zu arbeiten. Das stärkt die Teams und setzt klare Erwartungen für Führungskräfte und Teammitglieder.

Motiviere die einzelnen Teammitglieder: Laut einer Gallup-Studie sind nur 32 % der Voll- und Teilzeitbeschäftigten in den USA bei der Arbeit engagiert, während 18 % aktiv unengagiert sind. OKRs können Teammitgliedern helfen, das große Ganze im Blick zu behalten und das Engagement der Mitarbeiter/innen zu fördern. Durch die Verwendung von OKRs können die einzelnen Teammitglieder ihre Prioritäten mit den Zielen des Teams in Einklang bringen.

Mit den OKRs als strukturiertem Ansatz hast du einen bewährten Rahmen, um zu kommunizieren, was dir und deinen Stakeholdern wichtig ist, und wirst in der Zwischenzeit zu einer besseren Führungskraft. 

Und die Forschung bestätigt die Wirksamkeit von gut umgesetzten OKRs. Eine Mooncamp-Studie zeigt, dass die leistungsstärksten Unternehmen mehr Kommunikationskanäle nutzen und besser und häufiger kommunizieren. Diese Unternehmen nutzen auch häufiger OKR-Check-ins als die Vergleichsgruppe. Außerdem sind 83 % der befragten Unternehmen der Meinung, dass OKRs ihrer Organisation nützen. 

Leitfaden für die Entscheidungsfindung und die Priorisierung von Aufgaben 

Prioritäten zu setzen ist der Schlüssel zum geschäftlichen Erfolg, aber wenn sich die Aufgaben stapeln und dringende Angelegenheiten deine Aufmerksamkeit erfordern, verliert man leicht den Blick für das Wesentliche.

OKRs erinnern dich daran, was dein Unternehmen erreichen will. Nehmen wir an, du strebst ein unternehmensweites Umsatzziel an. Um dieses Ziel zu erreichen, kannst du spezifische OKRs für deine Vertriebs- und Marketingteams festlegen. Die OKRs für dein Marketingteam könnten sich z. B. darauf konzentrieren, die Zahl der verkaufsfähigen Leads zu erhöhen, während du dein Umsatzziel aufschlüsseln kannst, um deinem Vertriebsteam vierteljährliche Verkaufsziele zuzuweisen. 

Wie du einen spezifischen OKR für deine Marketingagentur erstellst

OKRs unterteilen ein großes, hochgestecktes Ziel in konkretere und messbare Teilziele. Wir nennen diese Teilziele Schlüsselergebnisse. Aber das ist nicht nur für etablierte Tech-Unternehmen nützlich. In diesem Abschnitt werden wir den Zielsetzungsprozess Schritt für Schritt aufschlüsseln. 

1. Definiere dein Ziel

OKRs spiegeln die Prioritäten deines Unternehmens und deines Teams wider, also überlege dir deine Unternehmensziele für das kommende Quartal oder Jahr. Diese können von der Steigerung der Kundeneinnahmen um einen bestimmten Betrag bis hin zur Feinabstimmung der internen Abläufe reichen, um nachhaltiger zu werden. 

Angenommen, du planst für das kommende Jahr und möchtest die operative Effizienz deiner Marketingagentur verbessern. Wie kannst du den Begriff "betriebliche Effizienz" in konkrete Verbesserungen umsetzen oder messen, ob du Fortschritte machst? 

Der OKR-Rahmen hilft dir, deine strategischen Ziele in umsetzbare Schritte zu unterteilen. Sie zeigen deinen Mitarbeitern, was sie tun sollten, um Fortschritte auf dem Weg zu einem strategischen Ziel zu machen. 

Ein gutes Ziel sollte spezifisch und umsetzbar sein. Hier ist ein Beispiel dafür, wie du ein strategisches Ziel mit der OKR-Methode formulieren kannst.

Verbessere die betriebliche Effizienz, um unsere Kunden zu begeistern und die Projektdurchlaufzeit zu verkürzen. 

Entscheide als Nächstes, ob dieser OKR verbindlich oder anstrebend ist. Lisa Shufro vom What Matters Team definiert dies so: 

Engagierte OKRs: Ein ehrgeiziges Ziel, das ein Team am Ende des Zyklus erreichen muss. Das Team muss alle Key Results Metriken vollständig und rechtzeitig erfüllen.

Aufstrebende OKRs: Ziele, die einen höheren Standard für den Erfolg setzen. Angestrebte OKRs sind so konzipiert, dass sie mehr als ein Quartal in Anspruch nehmen. Sie werden auch als "10-fache Ziele" bezeichnet, weil sie das Team dazu bringen, größer zu denken als ein festgesetzter OKR.

Nach diesen Kriterien könnte dein Ziel, die organisatorische Effizienz zu verbessern, besser als engagierter OKR geeignet sein, da es für dein Unternehmen entscheidend ist.

2. Lege 3-4 messbare Schlüsselergebnisse fest, um den Fortschritt in Richtung eines Ziels zu verfolgen

Der zweite Teil der OKR-Erstellung sind 3-4 spezifische Schlüsselergebnisse. Diese Schlüsselergebnisse verwenden eine definierte Kennzahl und ein Ziel, um den Fortschritt in Richtung deines Ziels zu messen. 

Kehren wir zu dem Ziel zurück, das wir vorhin definiert haben. So könntest du ein paar Schlüsselergebnisse definieren, um den Fortschritt zu messen.

Wichtige Ergebnisse:

1. Beschleunige die Projektdurchlaufzeit um 20 %, indem du standardisierte Arbeitsabläufe und Tools zur Workflow-Automatisierung wie Zapier in Q1 2025 einführst. 
2. Verringerung des Zeitaufwands für die Erstellung von Kundenberichten durch die Einführung und Schulung der Mitarbeiter in automatisierter Berichtssoftware um 50 % bis zum zweiten Quartal 2025
3. Erreichen einer Kundenzufriedenheit (CSAT) von mindestens 90 % aufgrund dieser Veränderungen bis zum zweiten Quartal 2025

Damit die wichtigsten Ergebnisse effektiv und leicht nachvollziehbar sind, solltest du eine bestimmte Kennzahl (z. B. die Verringerung des Zeitaufwands für Kundenberichte) und einen Zeitrahmen (Q2 2025) angeben.

3. Definiere deinen OKR-Check-in-Prozess und die Häufigkeit 

Als Nächstes erstellst du eine Agenda, in der du festlegst, wie und wann du die OKRs deines Teams überprüfen wirst. In diesen Leistungsbewertungsgesprächen wirst du:

• Überprüfe den aktuellen Status deiner OKRs
• Entdecke alle Hindernisse, die den OKR-Fortschritt blockieren
• Lege konkrete Schritte fest, um diese Probleme zu überwinden

Diese Check-ins können kurze 15-30-minütige Teambesprechungen sein oder Teil deiner wöchentlichen 1:1-Gespräche mit den Teamleitern. In All-Hands- oder Town-Hall-Meetings können die unternehmensweiten OKRs diskutiert werden.

OKRs vs. KPIs: Was ist der Unterschied? Solltest du beides verwenden? 

OKRs und KPIs haben viele Gemeinsamkeiten, aber beachte diese Unterschiede zwischen den beiden Leistungsmanagementinstrumenten.

Wir setzen OKRs in der Regel vierteljährlich fest und konzentrieren uns dabei auf strategische, ehrgeizige Ziele. Wenn wir zum Beispiel das Ziel haben, die betriebliche Effizienz im gesamten Unternehmen zu verbessern, hilft ein OKR, mehrere Abteilungen auf eine bestimmte Richtung auszurichten. 

Um z.B. ein OKR zur Verbesserung des Betriebsbewusstseins zu erreichen, können die Teams entscheiden, wie sie das Ziel erreichen wollen. Kundenservice-Teams können versuchen, die Zeit bis zur ersten Antwort zu verkürzen, während Marketing-Teams die Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben erforschen können, um ihre internen Prozesse effizienter zu gestalten. 

KPIs ermöglichen eine kontinuierliche Verfolgung von Kennzahlen 

KPIs messen, wie gut du jetzt dastehst und wie nah du an einem bestimmten Ziel bist. Sie werden in der Regel regelmäßig überprüft. Wenn du zum Beispiel die internen Abläufe deiner Agentur verbessern willst, kannst du KPIs wie das Verhältnis von fakturierbaren zu nicht fakturierbaren Stunden und den Prozentsatz der pünktlich abgeschlossenen Projekte verfolgen, um zu sehen, wie gut deine Agentur läuft.

Betrachte beide Methoden als ergänzende Instrumente, wenn du Ziele für dein Unternehmen festlegst. OKRs bieten eine Struktur, um Teammitglieder auszurichten und eine breitere strategische Richtung vorzugeben. Sie können Teams als ehrgeizige Ziele dienen, die sie anstreben. 

KPIs dienen einem eher praktischen Zweck. Sie verfolgen den täglichen Betrieb und messen die Leistung. Mit Hilfe von KPIs können die Teams anhand konkreter Daten feststellen, was gut läuft und was verbessert werden muss. 

Wie man OKRs mit der OKR-Software von DashThis verfolgt 

Wie stellst du nun sicher, dass deine OKRs ein Instrument für nachhaltige Veränderungen sind und nicht nur eine kurzlebige Initiative, die du nach drei Monaten wieder aufgibst? 

Du brauchst ein System, um den Fortschritt deiner OKRs zu verfolgen. Und zwar nicht irgendein System, sondern eines, das für dein gesamtes Team leicht zugänglich und einfach zu bedienen ist und auf das du in den kommenden Monaten zurückgreifen kannst. 

Wenn du immer noch Excel-Tabellen für OKRs, Projektmanagement-Software für Aufgaben und Messaging-Apps für Diskussionen verwendest, könnten automatisierte Berichte und OKR dashboards deinen Arbeitsablauf erheblich verbessern. Hier erfährst du, wie du DashThis nutzen kannst, um dein OKR-Management zu vereinfachen. 

Schritt 1: Erstelle deine OKR-Vorlage

Zuerst erstellen wir deine OKR-Berichtsvorlage in DashThis.

1.  Klick +Neu Dashboard
2.  Wähle eine Berichtsvorlage
3.  Benenne sie und klicke auf Weiter

Schritt 2: Verbinde deine Datenquellen

DashThis lässt sich mit über 34 Marketing-Tools integrieren, darunter Social-Media-Plattformen wie Facebook, TikTok, LinkedIn und Instagram sowie bezahlte Werbetools wie Google Ads. Neben einer Dashboard um die Ergebnisse von Kundenkampagnen zu überwachen, kannst du auch eine Dashboard einrichten, um OKRs innerhalb deiner Marketingagentur zu verfolgen. 

Also lass DashThis's Integrationen den manuellen Datenimport und -export für dich erledigen. Wenn du zum Beispiel eine Dashboard um interne OKRs für soziale Medien zu verfolgen, kannst du einfach die Schaltfläche Verbinden verwenden, um deine sozialen Medienkonten mit DashThis zu verbinden. 

Sobald du DashThis erlaubst, auf deine Marketingdaten in den einzelnen Tools zuzugreifen, importiert DashThis automatisch die neuesten Daten von deinen ausgewählten Social Media-Plattformen. Außerdem kannst du deine Daten in Echtzeit aktualisieren, ohne auf mühsame Datenexporte zurückgreifen zu müssen. 

Schritt 3: Richte dein OKR-Tracking ein Dashboard 

Jetzt ist es an der Zeit, dein OKR Dashboard zusammenzustellen. 

Legen Sie zunächst die benötigten Funktionen in Ihrem Dashboard. Angenommen, dein Ziel ist es, deine E-Mail-Marketingbemühungen zur Lead-Generierung und Kundenbindung zu verfolgen, ohne auf mehrere Tools zurückgreifen zu müssen. Hier könnte ein OKR Dashboard um das E-Mail-Engagement und die Wachstumsrate der Abonnenten zu verfolgen.

Das Einrichten in DashThis ist ganz einfach! Verwende die Drag-and-Drop-Oberfläche von DashThis, um die Metriken auszuwählen, die du verfolgen willst. Platziere sie in einem eigenen Bereich, damit du sie leicht überwachen kannst.

Hol dir diese Vorlage für den E-Mail-Leistungsbericht mit deinen eigenen Daten!

Profi-Tipp: Visuelle Darstellungen eignen sich gut, um den Gesamtfortschritt in Bezug auf einen OKR oder den Fortschritt bei einzelnen Schlüsselergebnissen zu visualisieren. So helfen beispielsweise Messdiagramme dabei, den Gesamtfortschritt zu zeigen, während Linien- und Balkendiagramme praktisch sind, um einzelne Schlüsselergebnisse zu verfolgen.

Schritt 4: Automatisiere und teile den OKR-Tracking-Prozess deiner Marketingagentur 

Wenn du dein OKR-Tool in der Hand hast, musst du dafür sorgen, dass es deine Teammitglieder rechtzeitig erreicht, wenn es an der Zeit ist, deine vierteljährlichen OKRs zu überprüfen. 

Wir können dies auch automatisieren, um in DashThis Zeit zu sparen. 

Klicke auf Freigabeoptionen > Per E-Mail teilen > Häufigkeit, um deine Berichte zu planen. 

DashThis bietet auch die Möglichkeit, deinen Bericht als PDF herunterzuladen, um ihn offline anzusehen. Wenn du dich auf ein persönliches Treffen vorbereitest, kannst du den Teilnehmern des Treffens einen bestimmten URL-Link mitteilen. Die Teammitglieder können auf die URL klicken, um deine Kommentare zu lesen und mit dem Mauszeiger über bestimmte Datenpunkte zu fahren, um mehr Details zu erfahren. 

Du kannst nicht nur dafür sorgen, dass deine Berichte pünktlich verschickt werden, sondern du kannst DashThis auch nutzen, um sicherzustellen, dass du das OKR-Tracking Dashboard vor deinem Meeting mit den neuesten Daten aktualisiert hast. DashThis aktualisiert deine Daten täglich, du kannst sie aber auch manuell aktualisieren, indem du in deinem Widget auf Daten aktualisieren klickst.

Optimiere die Zielsetzung mit der OKR-Tracking-Software von DashThis

Egal, ob du für das nächste Quartal planst oder dir Jahresziele setzt, die OKR-Methode kann deiner Agentur helfen, ihre Ziele zu erreichen und dich gleichzeitig zu einem effektiveren Kommunikator und einer besseren Führungskraft machen.

Denk diese Woche über deine Unternehmensziele nach. Ist die OKR-Methode das Richtige für dich? Überlege auch, wie du sie verfolgen willst. Wenn du eine umfassende Berichtslösung suchst, die sowohl Kundenberichte als auch interne Geschäftsberichte abdeckt, solltest du DashThis ausprobieren, um deine Anforderungen an das Berichtswesen und die OKR-Verfolgung zu erfüllen.

Melde dich noch heute für eine kostenlose 15-tägige Testversion von DashThis an, um die Automatisierung von Berichten auszuprobieren.