Die 5 besten Automatisierungsprozesse und Ideen für dein Wachstum in der Agentur

Wenn du Zeit in die Automatisierung deiner Agentur investierst und deine internen Prozesse überprüfst, schärfst du deine Marketing-Werkzeuge - Es ist eine "unsexy", aber notwendige Arbeit.

 

Sicher, du könntest Ineffizienzen mit roher Gewalt überwinden, aber es gibt einen besseren Weg. Indem du Prozesse überprüfst und manuelle Arbeit automatisierst, ebnest du den Weg für Qualitätsarbeit mit weniger Aufwand. 

 

Wir helfen dir mit einem Schritt-für-Schritt-Prozess, deine Reise zur Automatisierungsagentur zu beginnen. 

 

• Was sind Agentur-Automatisierungsprozesse?
• Die Automatisierung deiner Agentur: Wo du anfangen kannst
• - Erstelle deine Basislinie
• - Ermitteln der aktuellen Schmerzpunkte
• - Hol dir Feedback von den Kunden
• 5 zeitsparende Automatisierungsprozesse für Agenturen
• - Optimiere deine internen Meetings
• - Überprüfe dein technisches Paket
• - Nutze Automatisierungsdienste, um die Konsistenz der Dienste sicherzustellen
• - An der abteilungsübergreifenden Kommunikation arbeiten
• - Reportingsprozesse rationalisieren
• Zeit sparen mit Automatisierung

 

Was sind Agentur-Automatisierungsprozesse?

 

Automatisierung macht mühsame Agenturprozesse überflüssig. So geht's.

 

• Spare Zeit, indem du manuelle Arbeitsabläufe automatisierst: Wie zum Beispiel automatisierte Reporting die Erstellung und Weitergabe von Berichten an deine Kunden vereinfacht, hilft dir die Automatisierung, dich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren, wie z.B. abrechenbare Arbeit oder die Schulung deines Teams.

 

• Verbessere die Zugänglichkeit von Daten, um Entscheidungen zu treffen: Stell dir vor, eine Marketing-Automatisierungsplattform oder ein Unternehmen Dashboard das dir täglich um 10 Uhr morgens Informationen über deine Marketingkampagnen liefert. Du wirst wissen, wie wichtig Lead-Generierung Du weißt, wie sich wichtige Kennzahlen zur Lead-Generierung entwickeln und kannst den Fortschritt messen, die Chancen verdoppeln oder den Kurs schnell korrigieren.

 

 

• Schaffe Klarheit mit Standardarbeitsanweisungen (SOP): Richtlinien für wiederholbare interne Prozesse wie die Planung interner Besprechungen, die Vorbereitung von Ergebnissen oder die Aufnahme von Kunden. SOPs rationalisieren die Geschäftsprozesse in allen Teams - egal, ob sie aus der Ferne oder vor Ort arbeiten.

 

Wir haben es verstanden. All diese Dinge sind nicht so sexy wie die Entwicklung einer neuen Strategie, die Berge für deine Kunden versetzt. 

 

Aber wenn 57% der 1000 befragtenBüroangestellten in den USA im Jahr 2021 sagen, dass es wichtig ist, Akten und Dokumente schnell zu finden, aber kein effektives internes System haben, um dies effizient zu tun, dann ist klar, dass interne Prozesse für die Effektivität deiner Agentur wichtig sind.

 

Die Automatisierung deiner Agentur: Wo du anfangen kannst

 

Schritt 1: Erstelle deine Basislinie

 

Identifiziere zunächst ineffiziente Prozesse mit einem Zeitaudit.

 

Zum Beispiel, wenn du die der Agentur Kundenanbahnungsprozesse überprüfst, könntest du dich fragen:

 

• Wie sieht der typische Zeitplan vom Abschluss des Verkaufs über die Unterzeichnung der Dokumente bis hin zur Planung eines Kick-off-Meetings aus? 
• Wie lange dauert es, Informationen vom Kunden zu sammeln, z. B. Kontoanmeldungen und wichtige Geschäftsinformationen? 
• Wie viel Zeit brauchst du für die Vorbereitung und Terminierung eines Discovery Call oder eines Kickoff Meetings? 

 

Andere Benchmarks:

 

• Beziehe dich auf das Feedback deiner Teammitglieder und Kunden. 
• Analysieren Sie interne Geschäftsmetriken wie Verkaufsaufrufe oder Finanzkennzahlen.

 

Sieh dir diesen Bericht zur Anrufverfolgung mit deinen eigenen Daten an 

 

Aktionsschritte: Führe Buch über deine wöchentlichen Aktivitäten und die Zeit, die du dafür aufbringst.

 

Tipp: Die Überarbeitung deiner Agenturprozesse braucht Zeit! Anstatt den gesamten Prozess zu überarbeiten, fang lieber klein an und optimiere jeden Schritt.

 

Schritt 2: Ermitteln der aktuellen Schmerzpunkte

 

Am Ende eines Projekts treffen sich die Technikteams zu Retrospektiven, um Feedback einzuholen und zu reflektieren. 

 

Nutze regelmäßige Retrospektiven (am besten alle 2 Wochen oder nach einem Projektmeilenstein), um Feedback von deinen Teammitgliedern darüber einzuholen, was nicht funktioniert. 

 

Verwenden Sie die Start Stop Weiter Methode kannst du ganz einfach Ideen und die nächsten Schritte entwickeln. Diese retrospektive Methode unterteilt Aktivitäten und Entscheidungen in 3 Kategorien.

 

• Dinge zum Anfangen 
• Was zu stoppen ist
• Dinge, die du weiterhin tun solltest

 

Quelle: Über die Übung Start Stop Continue

 

Tipp: Neben Start Stop Continue gibt es viele weitere Formate wie Froh, traurig, wütend um die emotionale Gesundheit deines Teams zu erfassen. Experimentiere mit verschiedenen Rückblicksformaten, um herauszufinden, welches am besten zu deinem Team passt.

 

Aktionsschritte: Wähle ein retrospektives Format, um Schmerzpunkte zu sammeln.

 

Schritt 3: Hol dir Feedback von den Kunden.

 

Bitte deine Stammkunden um Feedback, wie du dich verbessern kannst, oder verwende eine Feedback-Umfrage, um wertvolle Anregungen zu sammeln.

 

Aktionsschritte: 

• Entwirf eine Umfrage zum Kundenfeedback, um Feedback zu sammeln 
• Beziehe dich auf deinen Net Promotor Score (NPS) und nimm Kontakt zu Kunden auf, die weniger als 8/10 Punkte erreichen
• Rufe deine Kunden an oder treffe sie in einer lockeren Atmosphäre, um nachzufragen.  

 

5 zeitsparende Automatisierungsprozesse für Agenturen 

 

Welche Prozesse solltest du in deiner Agentur automatisieren oder rationalisieren? 

 

Hier sind einige Ideen.

 

1. Optimiere deine internen Meetings

 

Warst du schon einmal in einem Meeting, das du als Zeitverschwendung empfunden hast? 

 

Wenn ja, bist du nicht allein. Nach Angaben von Atlassiannehmen Arbeitnehmer/innen an 62 Meetings im Monat teil, halten aber nur die Hälfte davon für produktiv. Es ist sogar noch verblüffender, Die Streichung unnötiger Meetings im Jahr 2022 würde ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern jedes Jahr fast 2,5 Millionen Dollar einsparen.

 

Wenn du also eine effektivere Agentur werden willst, solltest du die Art und Weise, wie du deine Meetings durchführst, optimieren.

 

2 umsetzbare Ideen, die dir helfen, die Organisation und Durchführung von Meetings zu überprüfen: 

 

Gib deinen Treffen eine klare Tagesordnung und Struktur. 

 

Groove HQ strukturiert seine wöchentlichen Montagstreffen auf die Minute genau, damit sie das Beste aus ihren Treffen herausholen können.

 

 

Schicke eine Vorab-Lektüre vor den Treffen: 

 

Verwende vor einem Treffen einen KPI Reporting-Tool wie DashThis, um einen Geschäftsbericht zu erstellen Dashboard und schicke sie an deinen Stakeholder oder Kunden.

 

Nimm diese Vorlage für Vorstandsberichte mit deinen eigenen Daten!

 

Wenn du etwas hast, auf das du dich beziehen kannst, kannst du den Zusammenhang herstellen und den Leuten helfen, Entscheidungen in den Sitzungen zu treffen. Füge hinzu. Erklärungen zu jeder Kennzahl, um deine Botschaft zu vermitteln.

 

Aktionspunkte: 

 

• Überprüfe, wie du Meetings durchführst
• Verwenden Sie die DashThis Berichtsvorlagen für eine effizientere Überprüfung von Metriken in Meetings

 

2. Überprüfe dein technisches Paket

 

Bringen deine kostenpflichtigen Tools einen Mehrwert für dein Unternehmen? 

 

Überprüfe die letzten Ausgaben deiner Abteilung für Abonnements oder frage deine Finanzabteilung nach dem letzten Bericht über die Ausgaben für Abonnements.

 

Tools für Marketingagenturen fallen normalerweise in diese Kategorien: 

 

• Projektmanagement- und Kollaborationstools wie Slack oder Asana
• Berichtswerkzeuge 
• CRM-Tools wie Pipeline CRM
• Marketing-Automatisierungssoftware wie HubSpot oder Marketo
• E-Mail-Marketing-Tools 
• Social Media Management Tools 
• Datenerfassungssysteme

 

Solltest du ein Abonnement behalten? 5 Fragen, die du dir bei der Prüfung deines Abonnements stellen solltest: 

 

• Hast du das Tool in den letzten 3-6 Monaten benutzt? 
• Hat mein Team Spaß daran, diese Werkzeuge jeden Tag zu benutzen? 
• Wie hilft uns dieses Instrument, unsere Geschäftsziele zu erreichen? 
• Bin ich zufrieden mit dem Wert, den ich durch meine Werkzeuge erhalte? 
• Können bestehende Tools die Funktionen bieten, die ich brauche? 

 

3. Automatisierungsdienste nutzen, um die Konsistenz der Dienste zu gewährleisten

 

Überprüfe die Projektmanagementprozesse, die du bei der Arbeit mit deinen Kunden anwendest, z. B. wie du: 

 

• Einen neuen Kunden oder Mitarbeiter an Bord nehmen
• Erreiche neue Leads
• Ein Verkaufsangebot erstellen 
• Verwalte wiederholbare Dienste oder Aufgaben wie das Schreiben von Inhalten oder das Einrichten einer E-Mail-Kampagne 
• Bericht über laufende Kampagnen 

 

Frag dich jetzt, ob deine Agentur diese Prozesse automatisieren kann, um Konsistenz zu gewährleisten. Regelmäßige Kundenberichte sind zum Beispiel eine einfache, aber wirkungsvolle Methode, um gute Beziehungen zu deinen Kunden zu pflegen. 

 

Aber heb die Hand, wenn du vergessen hast, deine Kundenberichte rechtzeitig abzuschicken - nur weil du so viele andere Dinge zu erledigen hattest (keine Schande!) 

 

Warum nicht zeitaufwändige, aber wichtige Prozesse wie diese automatisieren? Hier erfährst du, wie du einen automatischen Berichtsversand in DashThis einrichten einrichten kannst, damit deine Kundenberichte immer pünktlich verschickt werden.

​​

 

4. Arbeite an der abteilungsübergreifenden Kommunikation (und den Kundenbeziehungen!)

 

Wenn deine Agentur wächst, brauchst du bewusstere Prozesse, um festzulegen, wie die verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten. 

 

Richte regelmäßige Treffen zum Kennenlernen ein.

 

Du überprüfst die Leistung deiner Landing Page mit einem anderen Team? Richte einen regelmäßigen wöchentlichen Termin ein, um deine Fortschritte zu überprüfen, die Konversions-KPIs zu messen und zu entscheiden, was als nächstes zu tun ist. Mach es zu einer Priorität für deine Teams, Informationen auszutauschen und organisatorische Silos zu vermeiden. 

 

Besprechungen sind effektiver, wenn alle auf dieselbe App oder dasselbe Dokument schauen. Dafür ist die Business-Seite Dashboards sehr nützlich.

 

Die Marketing- und Vertriebsteams eines kleinen E-Commerce-Unternehmens können die Kennzahlen beider Teams mit diesem E-Commerce-Verkaufsbericht Vorlage.

 

Hol dir diese E-Commerce-Shop-Vorlage mit deinen eigenen Daten! 

 

Kommunikation rationalisieren

 

Egal, ob du mit internen Teams oder Kunden kommunizierst, die Berichte von DashThis können dir helfen, die Kommunikation zu optimieren, indem du eine Kennzahl erklärst oder umsetzbare Erkenntnisse in einem Bericht teilst. Wenn die Kunden den Bericht im Live-Modus sehen, werden sie diese wertvollen Hinweise zum Bericht sehen.

 

 

Sieh es in Aktion: In dieser Fallstudie erfährst du, wie Jelly Marketing mit DashThis 20 Stunden pro Woche eingespart hat. Fallstudieund gleichzeitig mehr Wert für seine Kunden geschaffen hat.

 

5. Reportingsprozesse rationalisieren

 

Als Digital Marketer hast du täglich mit Daten zu tun, entweder aus Marketing-Automatisierungstools oder durch die Analyse der Customer Journey. 

 

Aber laut einer Umfrage von HubSpot aus dem Jahr 2021war das Sammeln, Organisieren und Analysieren von Daten der größte "Zeitfresser" für Marketer - 3,55 Stunden/Woche verschwendeten Marketer mit manuellen Berichten.

 

 

Investieren in Agentur-Reporting-Software um den Berichtsprozess zu automatisieren, verkürzt sich dies auf wenige Minuten, während du aussagekräftige Berichte erstellen kannst, um die Leistung deiner Kampagne zu kommunizieren, so wie es die SEO-Agentur LeadLogic mit DashThis und Moz

 

Aktionsschritte: 

 

• Überprüfe, wie viel Zeit du mit der Erstellung von Kundenberichten verbringst. Könnte ein Berichtstool dir helfen, Zeit zu sparen? Probiere unsere 15-tägige Testversion mit vollem Funktionsumfang selbst aus oder sieh dir unsere Berichtsvorlagen um einen Eindruck davon zu bekommen, was alles möglich ist

 

Zeit sparen mit Automatisierung

 

Wenn du daran gewöhnt bist, alles von Hand zu machen oder zu viel um die Ohren hast, um darauf zu achten, wie du die Dinge machst, dann verstehen wir das! 

 

Es mag sich seltsam oder sogar unnötig anfühlen, nach innen zu schauen. 

 

Aber denk daran, dass du nicht alles in deiner Agentur auf einmal verbessern musst. Nimm dir 15-30 Minuten Zeit, um einen dieser Tipps durchzugehen und die Abläufe in deiner Agentur zu optimieren. Egal, ob du deine Mitarbeiterzahl erhöhen oder mehr freie Tage nehmen willst, wir haben alles für dich. 

 

Mit der Zeit summieren sich kleine Änderungen. Beginne mit deinen Kundenberichten und finde heraus, ob unsere Automatisierungslösung einen Unterschied machen kann. Wir haben eine 15-tägige Testversion für dich; es ist keine Kreditkarte erforderlich.